Rapat Koordinasi Perizinan Penyelenggaraan Event diadakan pada hari Rabu, 9 November 2022 di Four Seasons Hotel, Jakarta.
1️⃣ Rapat dihadiri oleh:
a. Ibu Rizki Handayani, Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events);
b. Staf Ahli Menteri Bidang Inovasi dan Kreativitas Kemenparekraf/Baparekraf;
c. Staf Ahli Bidang Manajemen Krisis Kemenparekraf/Baparekraf;
d. Kepala Unit Kebijakan Strategis, Tim Pakar Satgas COVID-19;
e. Asisten Operasi Kepolisian Negara Republik Indonesia;
f. Perwakilan Kepala Bidang Pelayanan Masyarakat Baintelkam;
g.Direktur Kesehatan Usia Produktif dan Lansia, Kemenkes;
h. Kepala Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi DKI;
i. Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran (MICE)
j. Perwakilan Direktorat Event Daerah
k. Koordinator Strategi dan Komunikasi Wisata Alam, Budaya dan Buatan
l. Koordinator Strategi dan Kemitraan Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran
m. Koordinator Media Digital, Direktorat Komunikasi Pemasaran
n. Ibu Vera Damayanti;
o. Asosiasi/penyelenggara Kegiatan (APMI, IVENDO, Backstager Indonesia, ASPERAPI)
2️⃣ Rapat dimulai dengan sambutan dan pembukaan dari Ibu Rizki Handayani yang menyampaikan:
🔹 Tujuan pertemuan hari ini untuk brainstorming terkait perizinan keramaian terkait beberapa event belakangan ini yang berujung kericuhan.
🔹 Bapak Presiden menyampaikan di bulan September bahwa event sebagai lead recovery sangat mendukung pemulihan ekonomi nasional khususnya di bidang pariwisata dan ekonomi kreatif.
🔹 Menparekraf meminta untuk terus bergerak dalam event. Menata event agar makin berkualitas dan menjadi sarana untuk mengembangkan ekonomi kreatif, memberdayakan masyarakat, dan menciptakan lapangan pekerjaan.
🔹 Sejauh ini semua sudah berjalan baik, namun kejadian belakangan ini karena masih adanya beberapa pihak yang kurang bertanggung jawab.
🔹 Tak hanya penyelenggara, namun penonton juga punya kewajiban dalam kesuksesan sebuah event.
🔹Panduan CHSE yang disusun Kemenparekraf meliputi penyelenggara, venue, dan penonton.
🔹 Kemenparekraf sebagai salah satu pemberi rekomendasi untuk penerbitan surat perizinan dari kepolisian.
🔹 DKI Jakarta menjadi barometer karena event besar banyak diselenggarakan di Jakarta dan sekitarnya.
🔹 Proses perizinan diharapkan dapat 1 pintu menggunakan digitalisasi agar semua data nasional terpusat dan dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan.
🔹 Asosiasi diharapkan mendorong para pelaku promotor untuk bergabung dalam asosiasi agar terjamin kredibilitasnya.
3️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Bapak Fadjar Hutomo selaku Staf Ahli Bidang Manajemen Krisis Kemenparekraf/Baparekraf:
🔹 Mengapresiasi D6 yang telah berinisiatif menginisiasi rapat perizinan.
🔹 Keberhasilan suatu event bukan hanya tanggung jawab promotor/penyelenggara, namun juga dibutuhkan tanggung jawab dan kesadaran penonton. Perlu diadakan sosialisasi/edukasi kepada masyarakat umum.
🔹 Ke depannya perlu membuat perizinan menjadi lebih terpadu.
4️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Bidang Pelayanan Masyarakat Baintelkam:
🔹 Permasalahannya bukan pada pengurusan perizinan keramaian tetapi pada pelaksanaan event tersebut.
🔹 Peraturan pemerintah No.60 tahun 2017 mengatur persyaratan pengurusan perizinan.
🔹 Perlu komitmen dari penyelenggara untuk tetap menerapkan CHSE saat event berlangsung.
🔹 Agak sulit jika dibuat perizinan digital satu pintu karena perlu paparan langsung dari pihak penyelenggara terkait detail CHSE dan mekanisme kegiatan.
🔹 Mabes Polri perlu rekomendasi dari satuan wilayah, jika Polda jajaran tidak mengeluarkan rekomendasi maka surat izin keramaian tidak akan terbit.
5️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Mabes Polri:
🔹 Sesuai prosedur, setelah mendapat surat izin keramaian maka akan mendapat pengamanan dari Polda. Mabes bertugas mengasistensi, mensupervisi serta mem- back-up.
🔹 Pengamanan event, dari internal yaitu pihak penyelenggara (ring 1) dan pengamanan eksternal dari pihak kepolisian (ring 2 dan 3).
🔹 Perizinan dimulai dari Polres – Polda – Mabes tergantung skala event.
6️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Bapak Harry Papilaya selaku Direktur Kesehatan Usia Produktif dan Lansia, Kemenkes:
🔹 Kemenkes sejak awal pandemi sudah mendampingi Kemenparekraf dalam menyusun panduan CHSE. Kendalanya adalah implementasi di lapangan.
🔹 Tindak lanjut yang difokuskan edukasi terhadap masyarakat yang euforia pasca pandemi.
🔹 Penguatan terhadap para asosiasi agar pelaksanaan CHSE di lapangan bisa maksimal.
🔹 Adanya proses identifikasi/pendataan anggota asosiasi.
🔹 Adanya pembinaan terhadap anggota sebagai upaya meningkatkan kapasitas penyelenggara.
7️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Dino Hamid (APMI):
🔹 Perlu adanya identifikasi promotor yang berkualitas dan berkapabilitas.
🔹 Promotor yang masuk asosiasi sudah terverifikasi karena syarat jadi anggota harus punya pengalaman minimal 2 tahun dengan jumlah pengunjung 1000 orang, dalam konteks berbayar dengan artis nasional maupun internasional, dan tidak pernah dipidana.
🔹 Flow setting perizinan harus jelas.
🔹 Salah satu kendala, promotor sudah harus promosi event padahal surat perizinan belum keluar.
🔹 Perlu tersedia asuransi untuk event berskala besar.
🔹 Perlu dibuat sistem yang tepat untuk membangkitkan event karena melalui event ribuan tenaga kerja terserap dan menggerakkan roda perekonomian.
🔹 Dengan adanya COVID-19, resiko promotor semakin besar maka dibutuhkan kualitas dan kapabilitas.
8️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Bapak Sofyan Nasution seslaku Ketua Umum Backstagers Indonesia:
🔹 Forum Backstagers Indonesia adalah asosiasi Event Organizer (EO) yang berbadan hukum, ada di 17 provinsi dengan anggota kurang lebih 300 perusahaan.
🔹 Backstagers Indonesia ingin dilibatkan dalam proses perizinan terutama pembinaannya bukan prosesnya.
🔹 Backstagers diajak oleh Kemenparekraf untuk membuat standar kompetensi kerja event agar pelaku event memiliki sertifikasi profesi.
🔹 EO harus mampu mengelola keramaian. Hal ini baru dibahas di level akademisi, praktisi dan pemerintah saja. Sedangkan kepolisian belum dilibatkan.
🔹 Private security yang di hire sebagai ring 1 tapi masih kurang edukasi terkait flow in dan flow up.
🔹 Perlunya pelatihan pembangunan fasilitas sistem kesehatan dan keamanan agar EO siap jika terjadi sesuatu di lapangan dan tidak saling menyalahkan.
9️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Satgas Covid:
🔹 Aturan terkait protokol kesehatan sesuai dengan skala event tercantum dalam Surat Edaran No.20 tahun 2022.
🔹 Pengunjung event harus sudah booster dan memiliki aplikasi peduli lindungi.
🔹 Sebelum mendapat surat izin dari kepolisian, harus mendapat surat ijin dari satgas pusat, rekomendasi: tersedianya tenaga pengawas dan tenaga kesehatan.
🔟 Penyampaian pendapat dan masukan dari Bapak Andika selaku Kadispar DKI:
🔹 Harus dilakukan quick win.
🔹 Pemprov DKI Jakarta sebagai pemerintah daerah yang memberikan rekomendasi.
– Terkait masalah perizinan dan rekomendasi saat PPKM dibutuhkan surat rekomendasi dari Kemenparekraf, izin kotemporer dari Dinas PTSP, koorporasi dari pajak, surat izin keramaian dari Polres/Polda/Mabes, rekomendasi dari Satgas COVID.
🔹 Diperlukan adanya kompetensi dari promotor/penyelenggara, kompetensi venue, standarisasi event, pengawasan internal dari pihak penyelenggara maupun pengawasan dari pihak kepolisian.
🔹 Perlunya pelatihan penanganan kesehatan terkait dengan penyusunan rencana pengamanan dalam sebuah event.
🔹 Perlu dibuat dashboard yang dapat diakses bersama. Pemprov DKI Jakarta siap mendukung. Jika perlu tertuang dalam MoU.
🔹 Kebangkitan event dan perekonomian sangat diperlukan namun perlu dicermati bahwa keselamatan juga merupakan suatu hal penting.
🔹 Perlu diadakan pertemuan lebih lanjut.
1️⃣1️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Bapak Mulkan Kamaludin (IVENDO):
🔹 Setuju dengan pihak kepolisian yang memberikan sanksi menghentikan event Berdendang Bergoyang saat kericuhan terjadi.
🔹 Mendukung perbaikan kualitas penyelenggara.
🔹 Dibuat aturan tambahan untuk event berskala besar.
🔹 Perlu ditambah personil pengawasan di lapangan agar sebanding dengan jumlah pengunjung.
🔹 Asosiasi akan melakukan pembinaan kepada pengusaha EO dan masyarakat/pengunjung selaku konsumen.
🔹 Kurang/tidak adanya safety induction dalam suatu event berskala besar karena penyelenggara tidak meng- hire tenaga profesional.
– Perlu dibentuk tim manajemen krisis.
– Perlunya asuransi untuk event berskala besar sebagai barometer pengawasan.
1️⃣2️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari ASPERAPI:
🔹 Perlu screening dari pihak kepolisian terkait keanggotaan sebuah penyelenggara/promotor yang mengajukan permohonan perizinan.
🔹 Perlu kerjasama dan koordinasi dari tiap pihak terkait agar flow event dari Januari – Desember bisa tertata dengan baik.
1️⃣3️⃣ Penyampaian pendapat dan masukan dari Bapak Affin, Direktorat Intelkam Polda Metro Jaya:
🔹 Kejadian seperti ini menjadi peluang bagi semua untuk merevolusi kegiatan event/pameran menjadi berstandar internasional dan Indonesia menjadi poros event di Asia Pacific menggantikan Singapura.
🔹 Tidak ada masalah perizinan karena Peraturan Pemerintah No 60 tahun 2017 sudah menjelaskan rekomendasi yang dibutuhkan.
🔹 Untuk saat ini, belum memungkinkan jika proses pelayanan perizinan dibuat menjadi suatu layanan program terpadu full system-based mengingat variabelnya sangat banyak dan dinamis. Namun optimis jika dibuat hybrid.
🔹 Penyelenggara harus terkualifikasi dan tersertifikasi.
🔹 Perlu adanya pemahaman dari stakeholder terkait jobdesk masing-masing dalam proses perizinan.
🔹 Pastikan EO memenuhi paling tidak minimum standard requirement untuk menyelenggarakan event berskala nasional dan internasional.
TINDAK LANJUT:
Akan dilaksanakan rapat lanjutan untuk membahas lebih lanjut langkah konkrit dari masukan-masukan yang sudah didapat pada hari ini.
