Workshop Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) diselenggarakan di Harris Vertu Hotel Harmoni, Jakarta pada tanggal 8 September 2021.
Kegiatan ini bertujuan untuk mengevaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events).
Peserta Workshop Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) berjumlah 45 orang dari masing-masing satker di lingkungan DBPWPK.
Kegiatan ini dihadiri oleh satu orang narasumber yaitu Bapak M. Fiqih Zaenal.
Laporan kegiatan oleh Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events). Beliau menyampaikan bahwa kegiatan ini merupakan kegiatan lanjutan dari Penyusunan Peta Proses Bisnis yang diadakan pada bulan Mei 2021 di Depok. Peta proses bisnis merupakan acuan penyusunan SOP. Karena terdapat perubahan pada SOTK, maka harus disusun kembali SOP yang berdasarkan Renstra dan IKU terbaru. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk melakukan evaluasi terhadap SOP DPWPK sedangkan sasaran dari kegiatan ini adalah tersusunnya dokumen SOP baru di lingkungan DPWPK.
Dalam acara ini, Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) memberikan arahan bahwa tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menyusun kembali SOP DPWPK sesuai dengan tata laksana terbaru. Dengan SOP yang baru, diharapkan DPWPK dapat memberikan layanan prima bagi para customer (internal customer yang meliputi seluruh direktorat di lingkungan DPWPK dan external customer yang meliputi K/L lain, organisasi, dan stakeholder lainnya). Dengan adanya strategi adaptasi, inovasi, dan kolaborasi dari Menparekraf, maka akan ada perubahan pada SOP DPWPK. Misal: SOP untuk melakukan kolaborasi. SOP ini diharapkan dapat menciptakan administrasi yang teratur dan memberikan dampak positif pada masyarakat. Dalam penyusunannya, SOP DPWPK harus berdasarkan experience dan terdapat inovasi untuk ke depannya.
Adapun materi yang disampaikan narasumber adalah sebagai berikut:
Materi Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) oleh Bapak M. Fiqih Zaenal:
– Tidak akan ada banyak perubahan pada SOP yang lama. Namun, SOP yang disusun hari ini harus mengacu pada peta proses bisnis terbaru di lingkungan DPWPK.
– Acuan penyusunan SOP: Permenpan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP AP)
– Dengan penyederhanaan birokrasi, terdapat 2 sistem yang bisa digunakan:
1. Koordinator dan sub-koordinator
2. Jabatan Fungsional (JF) dan pelaksana
– Penyusunan SOP AP:
1. Visi dan misi
2. Proses bisnis
3. SOP AP
– Penyusunan SOP AP: probis → penilaian kebutuhan SOP AP → pengembangan SOP → integrasi SOP → evaluasi SOP
– Penilaian kebutuhan: jika ada output pekerjaan yang belum memiliki SOP, maka harap segera disusun di SOP yang baru
– Integrasi SOP: pengesahan SOP oleh Deputi
– Evaluasi: membuat SOP baru atau dilakukan penyesuaian terhadap SOP lama
– Semua kementerian melakukan probis manajerial dan lainnya. Probis utamalah yang akan membedakan satu K/L dengan yang lainnya.
– Cara mudah menyusun SOP adalah dengan melihat output pekerjaan.
– Berdasarkan probis lama, tiap-tiap direktorat kurang lebih akan memiliki SOP sebagai berikut (namun jumlahnya masih bisa berubah):
1. MK: 12 SOP
2. MICE: 9 SOP
3. Penyelenggaraan Event: 8 SOP
4. Pendukungan Event: 7 SOP
– Penggunaan SOP:
1. Pembagian tugas
2. Penunjukan penanggung jawab (menggunakan sistem koordinator dan sub-koordinator atau JF dan pelaksana)
3. Alat pelacakan pelaksanaan pekerjaan (berdasarkan SK)
4. Alat pelacakan kesalahan dalam pekerjaan (setiap output harus memiliki SOP)
– Evaluasi SOP:
1. Bagian dari pelaksanaan RB (inovasi pada pelaksanaan tugas)
2. SOP merupakan dokumen dinamis (bisa diubah secepatnya jika ada yang ingin ditambahkan)
3. SOP disesuaikan dengan mekanisme kerja dan output dari pekerjaan
4. SOP menyesuaikan dengan penyederhanaan birokrasi
– Fokus evaluasi SOP:
1. SOP AP → cakupan kegiatan → cover → dasar hukum
2. SOP AP → cakupan kegiatan → flowchart → pelaksana, notasi, keterangan
– Kasubdit diubah menjadi Koordinator, sementara Kasi diubah menjadi Sub-koordinator karena koordinator dan sub-koordinator di lingkungan DPWPK sudah mendapatkan SK.
– Output dari kegiatan pertama akan menjadi input bagi kegiatan kedua, dan seterusnya.
– Tidak ada keterlibatan dari pihak luar di dalam SOP, termasuk dari direktorat lain.
– Penjelasan secara detail (misal: data atau bahan yang dibutuhkan) dapat ditulis pada kolom keterangan.
– Alur SOP sebaiknya dimulai dari Direktur dan diakhiri dengan laporan ke Deputi. SOP rutin dapat dimulai dari Koordinator.
– Jika ada SOP yang ditambahkan di kemudian hari maka SOP tersebut harus segera disahkan oleh Deputi.
– Daftar SOP di lingkungan DPWPK adalah sebagai berikut:
1. Sekretariat Deputi: SOP kepegawaian, TU/RT, dan keuangan
2. Direktorat Wisata Minat Khusus:
a. Road Map/Rencana Aksi Wisata MK
b. Pedoman Pengembangan Wisata MK
c. Produksi Konten Wisata MK
d. Publikasi Konten Wisata MK
e. Evaluasi Produk Wisata MK
f. Sosialisasi Kebijakan Wisata MK
g. Perjalanan Wisata Pengenalan Produk Wisata MK
h. Pembuatan Jalur Wisata MK
3. Direktorat MICE: –
4. Direktorat Event Nasional & Internasional:
a. Penyelenggaraan Kegiatan (Events)
b. Pendukungan Kegiatan (Events)
c. Peningkatan Kapasitas Penyelenggara Kegiatan (Events)
d. Pendampingan Penyelenggaraan Kegiatan (Events)
e. Penyelenggaraan Promosi Kegiatan (Events)
f. Penyusunan Strategi Promosi Kegiatan (Events)
5. Direktorat Event Daerah:
a. Penyelenggaraan Kegiatan (Events)
b. Pendukungan Kegiatan (Events)
c. Peningkatan Kapasitas Penyelenggara Kegiatan (Events)
d. Pendampingan Penyelenggaraan Kegiatan (Events)
e. Penyelenggaraan Promosi Kegiatan (Events)
f. Penyusunan Strategi Promosi Kegiatan (Events)
– Daftar stakeholders dalam penyusunan kebijakan:
1. Terkait mengumpulkan data dan informasi terkait substansi kebijakan: D6, D1, stakeholder
2. Terkait melakukan pembahasan internal terkait penyusunan kebijakan: D3, D5, D7, Biro UHP
3. Terkait menyusun rancangan kebijakan: Biro UHP, D1, Direktorat HAL
4. Terkait melakukan pembahasan dengan stakeholder terkait rancangan kebijakan: stakeholder pentahelix
5. Terkait melakukan pembahasan administrasi penyusunan kebijakan: Biro UHP
6. Terkait menyusun rancangan akhir kebijakan: D6
7. Terkait menetapkan kebijakan: D1
8. Terkait melakukan sosialisasi kebijakan: stakeholder, D1, Biro UHP
9. Terkait melakukan evaluasi kebijakan: D6, D1
– Seluruh SOP dikumpulkan ke Sekretariat DPWPK paling lambat tanggal 20 September 2021.
Laporan Kegiatan Workshop Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) oleh Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events)
Sambutan sekaligus Pembukaan Acara oleh Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events)
Sesi Materi Evaluasi SOP oleh Bapak M. Fiqih Zaenal
Sesi Diskusi dengan Para Direktur
Sesi Diskusi dengan Para Undangan Workshop
Sesi Foto Bersama
Sesi Penutupan oleh Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events)
