Laporan pelaksanaan Site Inspection World Congress “Destination Wedding Planner (DWP) Congress 2021” di Bali pada tanggal 6 s.d. 10 Mei 2021 sebagai berikut:
🔴 Tujuan
Dalam rangka follow-up pemenangan bidding dan menuju penyelenggaraan DWP Congress tgl 28 – 30 September 2021 mendatang di Bali International Convention Centre (BICC) Nusa Dua, maka Kemenparekraf selaku Official Host Partner bekerjasama dengan Biro Konvensi Pameran Indonesia (INACEB) dan QNA International selaku Owner, Komite dan International Professional Organizer DWP Congress 2021 melakukan kegiatan Site Inspection pada tanggal 6 s.d. 10 Mei 2021 di Bali.
A. Dasar pelaksanaan kegiatan Site Inspection
1. Official announcement of 8th Annual DWP 2021 Host Destinantion tertanggal 4 September 2020;
2. Perjanjian Kerjasama (Legal Agreement) penyelenggaraan kegiatan Destination Wedding Planner (DWP) Congress di Bali tanggal 28-30 September 2021 antara Kemenparekraf dan QNA International LLC Nomor PKS/72/DPWPK/2020/IDN/tanggal 11 Desember 2021.
B. Kegiatan Site Inspection dihadiri dan dilaksanakan oleh:
✅ Tim Inspeksi dari pihak QNA International yang berkantor pusat di Dubai, UAE yang telah mendapatkan visa kunjungan bisnis khusus dari Ditjen Imigrasi dan telah mengikuti prosedur dan mekanisme Safe Travel Corridor Arrangement (STCA):
1. Mrs. Prachi Jain (Director of Conference and Marketing)
2. Mrs. Karina Cohen Guimaraes (Events Manager)
✅ Tim Inspeksi dari Kemenparekraf (Dit. MICE) bekerjasama dengan Biro Konvensi dan Pameran Indonesia (INACEB) dan local wedding association yaitu:
1. Perwakilan tim teknis bidding dari Direktorat MICE
2. Ibu Riyanthi Handayani (Sekjen & PIC. bidding INACEB)
3. Bpk. Hosea Andreas Runkat (Wakil Ketua Umum Bidang Venue INACEB)
4. Ibu Sinly Anfeny selaku Ketua Bali Wedding Association (BWA)
5. Bpk. Innayat Khubchandani selaku Professional & International Wedding Planner, Wedding global speaker, CEO Innaz Communnique
C. Adapun aktivitas Site Inspection DWP Congress ini adalah Tim Inspeksi melaksanakan serangkaian aktivitas kunjungan langsung ke lokasi dan melakukan pertemuan-pertemuan koordinasi teknis yang dilakukan oleh Tim Inspeksi yaitu pihak penyelenggara (decision maker) dalam hal ini QNA International yang bertujuan untuk memilih destinasi atau lokasi utk aktivitas dan kebutuhan eventnya yang dianggap memenuhi persyaratan atau kriteria penyelenggaraan kegiatan Congress, serta memastikan kesiapan lokasi, sumber daya dan semua pihak terkait dalam penyelenggaraan DWP Congress, baik ditinjau dari sisi ketersediaan (availability) maupun kualitas (quality) dari vendors dan suppliers.
🔴 Rangkaian Aktivitas Site Inspection
📌 Seluruh rangkaian kegiatan meeting diawali dengan proses registrasi dan pelaksanaan swab antigen bagi seluruh panitia dan peserta.
🔹Day 1 (6 Mei 2021, 15.00 – 19.00 WITA)
1. Rapat koordinasi teknis dengan potensial vendor dari aspek Audio Visual;
2. Preliminary Meeting & Introduction Meeting dengan Official Host Partner Kemenparekraf, QNA International, dan perwakilan pihak terkait, diantaranya:
– Ibu Titik Lestari, Koordinator Bidang Pengembangan Jejaring dan Kapasitas (mewakili Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi, dan Pameran);
– Ibu Riyanthi Handayani, Sekretaris Jenderal INACEB;
– Ibu Nur Fatonah, Subkoordinator Pengembangan Jejaring;
– Mrs. Prachi Jain, Director of Conference & Marketing of QNA International;
– Mrs. Karina Cohen Guimaraes, Events Manager of QNA International
– Ibu Sinly Anfeny, Ketua BWA;
– Bpk. Innayat Khubchandani, CEO of Innaz Communique;
– Bpk. Christopher H Siao, Resident Manager of The Westin Resort Nusa Dua Bali;
– Ibu Putri Windrawati, Director of Sales The Westin Resort Nusa Dua Bali;
– Ibu Jezzy Atan, Director of Event Planning The Westin Resort Nusa Dua Bali;
– Staf Pengembangan Jejaring dan Kapasitas, Dit. MICE.
Rapat diadakan pada pukul 16.30 – 19.00 WITA di Ruang Hibiscus Frangipangi, BICC secara hybrid. Rapat ini bertujuan untuk menjelaskan secara rinci perencanaan pelaksanaan DWP Congress 2021 yang akan dilaksanakan pada tanggal 28-30 September 2021 dan koordinasi teknis pelaksanaan Site Inspection yang dilaksanakan selama 5 hari ke depan.
🔹Day 2 (7 Mei 2021, 09.00 – 19.00 WITA)
1. Site Inspection dan Explore Bali International Convention Centre (BICC);
2. Kegitan Site Inspection meliputi pengecekan Ballroom/ Hall, Meeting Rooms, Office Rooms, bonded warehouse, dll;
3. Rapat dengan Official Venue Conference yaitu pihak Bali International Convention Centre (BICC) Nusa Dua Bali dengan menghadirkan berbagai divisi (Banquet, Room, F&B, Technical & Engineering, Freight Forwarders dan Safety & Security);
4. Food Tasting dari menu arrangement untuk kongress dengan pihak BICC;
5. Rapat dengan para potensial vendor dari aspek floral companies, Decoration & Furniture dan Transportation Companies.
🔹Day 3 (8 Mei 2021, 09.00 – 19.00 WITA)
1. Rapat Koordinasi teknis di setiap venue yang dikunjungi;
2. Site Inspection dilakukan ke beberapa akomodasi hotel yang dipilih sebagai potensial akomodasi. Kegiatan site inspection meliputi pengecekan Ballroom, Meeting Room, VIP, Commitee and Delegates Rooms, luxury chapels, dan outdoor venue. Pelaksanaan Site Inspection dilaksanakan di:
1. The Mulia Resort Nusa Dua Bali
2. The Apurva Kempinski Bali
3. The St. Regis Resort Nusa Dua Bali
4. Sofitel Bali Nusa Dua Beach Resort
5. The Ritz-Carlton Bali
6. The Royal Santrian Luxury Beach Villas.
🔹Day 4 (9 Mei 2021, 09.00 – 19.00 WITA)
1. Rapat koordinasi dan sosialisasi DWP Congress 2021 dengan industri (potensial vendors dan suppliers yang dapat menghandle luxury wedding event);
2. Site inspection dan explore outdoor venue : Taman Bhagawan
3. Site inspection Chapel di Alila Villas Uluwatu.
🔹Day 5 (10 Mei 2021, 09.00 – 17.00 WITA)
1. Rapat Koordinasi teknis di setiap venue yang dikunjungi;
2. Site Inspection dilakukan di beberapa akomodasi hotel yang dipilih sebagai potensial Akomodasi dan Convention Center. Kegiatan site inspection meliputi pengecekan Ballroom, Meeting Room, VIP, Commitee and Delegates Rooms, luxury chapels, dan outdoor venue. Pelaksanaan Site Inspection dilaksanakan di:
1. Six Senses Uluwatu
2. Renaissance Bali Uluwatu Resort & Spa
3. Conrad Bali (Infinity Chapel)
4. Bali Nusa Dua Convention Center (BNDCC).
🔴 Tindak Lanjut
1. Dalam waktu dekat akan diadakan rapat koordinasi teknis lanjutan antara Kemenparekraf dan INACEB terkait penyesuaian hasil dari site inspection, untuk selanjutnya akan disampaikan kepada Bu Direktur dan Deputi
2. Tim teknis Subdit Pengembangan Jejaring dan Kapasitas, Dit . MICE akan membuat laporan keseluruhan hasil penyelenggaraan dan hasil koordinasi kegiatan melalui Nota Dinas kepada Ibu Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran (MICE) dan Ibu Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggaraan Kegiatan (Events).
Demikian yang dapat kami laporkan. Terlampir kami sampaikan dokumentasi kegiatan ini.
PIC Pembuat Laporan: Az Zahra Yuriandri & Winona Windasmara M, Staf Subdit Pengembangan Jejaring dan Kapasitas, Direktorat MICE
