Rapat Koordinasi Rencana Penyelenggaraan dan Perizinan Keramaian Penyelenggaraan Kegiatan (Events)

Rapat Koordinasi Rencana Penyelenggaraan dan Perizinan Keramaian Penyelenggaraan Kegiatan (Events) dilaksanakan pada hari Kamis, 6 Mei 2021 pukul 08.00 – 17.00 WIB di Harris Vertue Hotel Harmoni, Jl. Hayam Huruk No.6, Gambir, Jakarta Pusat.

Peserta :

Bapak Krisnandi (Staf Khusus Menteri Bidang Akuntabilitas, Pengawasan dan Reformasi Birokrasi)
Ibu Masruroh (Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran (MICE))
Bapak Reza Fahlevi (Direktur Event Daerah)
Ibu Yuana Rochma Astuti (Direktur Pemasaran Ekonomi Kreatif)
Bapak Guruh Achmad Fadiyanto (perwakilan Asisten Operasi Kepolisian Negara Republik Indonesia)
Bapak Gunawan (Kepala Bidang Pelayanan Masyarakat Baintelkam Polri)
Inne Nurfiliana (Kemenkes)
Pramutia (Kemenkes)

Pembahasan :

Rapat dibuka oleh Bapak Krisnandi selaku Staf Khusus Menteri Bidang Akuntabilitas, Pengawasan, dan Reformasi Birokrasi dengan menyampaikan terima kasih atas kehadiran peserta rapat hari ini. Adapun poin-poin pembahasan rapat hari ini di antaranya:
Perizinan penyelenggaraan event daerah dan nasional
Mekanisme perizinan yang perlu dikeluarkan Mabes Polri maupun Polda
Format Surat Rekomendasi dari Kemenparekraf RI
Mekanisme pelaksanaan monitoring penyelenggaraan kegiatan (events)
Mekanisme pelaksanaan evaluasi penyelenggaraan kegiatan (events)
Bapak Gunawan selaku Subkoordinator Kapasitas Kerja Baintelkam POLRI menyampaikan beberapa hal, yaitu:
Dokumen yang dibutuhkan untuk persyaratan permohonan izin penyelenggaraan kegian di antaranya:

Surat Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan
Surat Dukungan atau Rekomendasi dari Kemenparekraf atau Dinas Pariwisata daerah terkait
Surat izin tempat atau lokasi penyelenggaran kegiatan.

Event nasional definisinya adalah kegiatan yang penyelenggaraannya lintas provinsi .
Mekanisme pelaksanaan evaluasi kegiatan dapat mengacu ke penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang telah mendapat izin dari POLRI, contohnya event sepak bola.
Setiap event harus melaksanakan presentasi terlebih dahulu untuk menjelaskan protokol kesehatan yang diterapkan selama penyelenggaraan kegiatan.
Untuk event lokal atau daerah (peserta maks 50 orang), izin ada di Polda dan surat rekomendasi dari Dinas Pariwisata daerah.
Untuk event yang memiliki pengisi acara internasional, lokasi kegiatan di daerah, maka masuk ke event nasional sehingga perizinan melalui Mabes Polri.
Untuk event yang pengisi acara maupun penonton yang lintas provinsi, maka masuk ke kategori event nasional, contohnya event Prambanan Jazz.
Bapak Guruh Achamd selaku Asisten Operasi Kepolisian Negara Republik Indonesia menyampaikan beberapa masukan di antaranya:
POLRI akan membuat pemetaan lokasi, dimana saja yang akan memerlukan back up Ketika kegiatan akan diadakan, penyelenggara dapat berkoordinasi dengan Polda, kemudian Polda akan mengajukan permohonan back up keamanan kepada POLRI untuk diterapkan di lokasi kegiatan.
Kegiatan wajib dilaksanakan di outdoor dengan kapasitas penonton sebanyak 50% dari kapasitas maksimal.
Ibu Inne Nurfiliana dari Kemenkes menyampaikan masukan yaitu :
Di Indonesia saat ini sudah ada varian virus baru COVID-19, selain itu di Sumatera Utara juga ada kenaikan angka positif yang signifikan sehingga masih sangat perlu dilaksanakan protokol kesehatan yang ketat. Vaksin tidak menjamin penyebaran virus terkendali.
Perlu dipertimbangkan kembali terkait penyelenggaraan kegiatan (event) agar tidak menimbulkan cluster besar baru.
Perlu adanya pengawasan dari Satgas COVID-19 selama penyelenggaraan kegiatan.
Perlu dibuatkan juklak/juknis resmi terkait permohonan izin penyelenggara kegiatan (events) baik di tingkat nasional maupun lokal/daerah.
Kesimpulan diskusi pagi:
Permohonan izin penyelenggaraan kegiatan (event) nasional dilaksanakan di Mabes Polri, sedangkan event lokal atau daerah dengan kapasitas di lokasi (offline) maks 50 orang dilaksanakan oleh Polda.
Surat rekomendasi dari Kemenparekraf/Dinas Pariwisata daerah digunakan sebagai dokumen lampiran permohonan izin.
Monitoring dan evaluasi akan diadakan oleh Kemenparekraf RI.
Presentasi permohonan izin event dilaksanakan per event.

Presentasi dari PT. Syakira Ghyna Rajawali Indonesia Communication (Rajawali Indonesia)

Diwakili oleh :

Muhammad Candra Kurniawan (Manajer Bisnis, Riset dan Pengembangan)
Ardhina Anjariatma (Tim Produksi Event dan Protokol Kesehatan)
Usman Al Amin (Koordinator Produksi Event dan Protokol Kesehatan)

Event 1: Prambanan Jazz Festival Hybrid 2021

Poin-poin pembahasan :

Rajawali Indonesia akan menyelenggarakan Prambanan Jazz Hybrid 2021 pada tanggal 2-4 Juli 2021.
Target penonton offline 2000 orang.
Akan ada 4 step : Tracing (protokol pengelolaan data pekerja event dan audience), Safety, Hygiene, Physical Distancing.
Sosialisasi CHSE pada pre-event melalui socmed, radio, press release, press conference
Tracing yaitu system database pekerja, talent dan penonton mulai H-7 (sebelum loading bagi vendor), H-2 melampirkan rapid test yang akan diverifikasi pada hari H. Di hari H akan ada ruang inkubasi atau sosialisasi terkait CHSE selama kegiatan).
Safety terkait penerapan protokol kesehatan, yaitu pengisian data diri secara online, pelaksanaan rapid test.
Pada hari H kegiatan, baik pekerja, talent atau penonton akan melaksanakan test GeNose.
Penonton dilarang membawa makanan dan minuman dari luar, semua pemesanan makanan minuman secara online atau menggunakan QR Code.
Protokol Kesehatan mencakup Loading Gate, Cleaning and Fogging Disinfektan, ada 44 toilet, 30 tempat sampah, F&B pembeliaannya menggunakan aplikasi.
Protokol Distancing mencakup working area, crowd control, box capacity (akan menggunakan cubical, dimana 1 box diisi 4 orang, jarak antar box 2 meter).
Seluruh tim di lapangan akan berkomunikasi menggunakan HT.
Flow Loading, pintu masuk dari Bumi Perkemahan (bukan pintu utama Candi Prambanan).
Artis Artis Sound Check, pengisi acara akan melakukan sound check ketika vendor sudah tidak ada di lokasi atau sudah selesai loading.
Jalur Penonton, mulai masuk dari parkiran Candi Prambanan, menuju ke ticket box (scan barcode, isi data diri, scan suhu, verifikasi surat rapid test). Selanjutnya penonton masuk ke area pintu masuk Prambanan Jazz, area cuci tangan, akses box disinfektan dan lokasi GeNose.
Antrian menuju toilet akan diatur oleh tim crowd control. Setiap toilet yang telah digunakan akan didisinfeksi.
Penonton akan diarahkan ke box sesuai dengan yang ada di e-ticket, dipandu oleh tim Floor. Alur keluar penonton terdiri dari 6 jalur keluar.
Alur pesan makanan, barcode pemesanan akan tersedia di dalam box, penonton tinggal scan, pesan dan bayar menggunakan OVO/GO PAY/Internet Banking, selanjutnya makanan dan minuman yang dipesan akan diantar langsung ke box.

Masukan :

Biaya rapid test sebelum kegiatan diampu oleh penonton, namun apabila hasil rapid test sudah expired ketika hari H, akan difasilitasi oleh Rajawali Indonesia Rapid test on the spot.
Mekanisme keluar penonton akan disosialisasikan melalui video terlebih dahulu, kemudian penonton akan keluar secara bergantian dibantu tim Floor. Akan disediakan pintu emergency yang dibuka pada saat kondisi emergency saja.
Untuk emergency plan nantinya akan disediakan tenda medis. Prambanan Jazz sudah ada kerjasama dengan Jogja International Hospital (di area, parkiran depan, area GeNose, area penonton).
Akan dipersiapkan posko Satgas COVID-19 dan posko keamanan. Sedangkan tim Dinas Kesehatan akan berada di tenda medis.
Polri akan berkoordinasi dengan Polda DIY dan Polres Klaten terkait penyelenggaraan Prambanan Jazz Hybrid 2021.
Protokol kesehatan yang disosialisasikan selama kegiatan harus ketat dan diterapkan dengan benar.
Untuk tes di hari H, perlu dipertimbangkan tidak menggunakan GeNose karena test ini sangat sensitif dengan bau-bauan sehingga biasnya sangat menghawatirkan. Lebih baik dialokasikan untuk penyelengaraan Swab Antigen yang hasilnya lebih valid.
Rencana mitigasi apabila ada yang positif COVID-19, akan diarahkan ke ruang sosialisasi.

Event 2 : Jogjarockarta Festival 2021

Lokasi di area Lava Tour, Kaliurang (area venue di Spot Plunyon).

Kegiatan akan dilaksanakan pada tanggal 14 Agustus 2021.
Protokol kesehatan yang diterapkan sama dengan Prambanan Jazz Festival Hybrid 2021.
Namun di event ini akan menggunakan mobil Jib kapasitas 4 orang. Akan ada paket harga khusus untuk pembelian kelompok 4 orang.
Self Assessment adalah syarat wajib yang harus dilakukan sebelum naik mobil Jib. Jadi driver tidak akan berangkat jika e-form self assessment belum diisi.
Di area venue akan ada big chamber (box disinfektan), jadi sebelum masuk venue akan melakukan disinfeksi terlebih dahulu.
Ada 44 titik toilet, 350 mobil jib, target penonton 1.400 orang.
Artis Access Sound Check akan melalui jalur belakang, jalur yang berbeda dengan penonton.
F&B akan bisa dipesan sebelum hari H melalui online, sehingga hari H tinggal diantar ke jib masing-masing.

Masukan:

Hasil data self assessment akan digunakan untuk screening sebelum masuk ke venue. Hal ini memungkinkan karena jarak dari pintu masuk pertama ke venue sekita 8 km (butuh waktu 30 menit).
Edukasi driver jib terkait protokol CHSE akan dilaksanakan mulai H-7 acara, dilakukan test Swab Antigen dan selama kegiatan berlangsung.
Promosi penerapan protokol CHSE harus lebih gencar lagi selama pre-event dan on-event. Materi promosi akan dibuat berupa video.
Protokol kesehatan yang diterapkan harus ada simulasinya.
Di dalam event tidak boleh ada minuman keras dan narkoba.

Presentasi dari PT. Jazz Gunung Indonesia (Jazz Gunung Indonesia)

Diwakili oleh :

Bagas Indyatmono (Direktur Utama PT. Jazz Gunung Indonesia)
Ariwibowo (Project Manager)

Jazz Gunung Bromo Hybrid Concert 2021

Lokasi : Amfiteater Terbuka Jiwa Jawa Resort, Pronolinggo, Jawa Timur

Tanggal: 23-24 Juli 2021, jam 15.00-22.00 WIB.

Poin-poin pembahasan :

Jazz Gunung Hybrid Concert sudah pernah dilaksanakan pada tahun 2020 di Ijen dan Bromo dengan menerapkan protokol kesehatan ketat.
Pintu masuk dan pintu keluar penonton akan dibedakan.
Pekerja, Pengisi Acara dan Penonton akan swab antigen di hari H.
Target penonton offline 400 orang, jarak antar penonton 3 meter.
Menerapkan 3W, yaitu Wajib Test Swab Antigen, Wajib Memakai Masker, Wajib Menjaga Jarak.
Protokol kesehatan yang diterapkan selama acara yaitu proses registrasi, cek suhu badan, test Swab Antigen, mengambil masker SNI, mencuci tangan dan menjaga Jarak.
Protokol kesehatan dilaksanakan selama Pre-Event, On Event dan Post Event.
Pre-Event :
Koordinasi dengan stakeholders terkait
Penjualan tiket secara online
Technical meeting dengan pekerja, vendor, pengisi acar terkait penerapan protokol kesehatan CHSE.
Membuat denah atau flow pengunjung.
Membuat signange CHSE
Kapasitas penonton hanya 20%.
Melaksanakan proses disinfeksi di area acara.
Menyiapkan alat pengukur suhu tubuh.
Menyiapkan test Swab Antigen.
Menyiapkan ID Card penonton
On-Event:
Mengatur antrian kedatngan sesuai undangan
Pintu masuk dan keluar penonton dibedakan.
Jadwal kedatangan musisi dan artis sudah ditentukan sehingga menghindari penumpukan.
Mic setiap artis berbeda.
Media juga akan test Swab Antigen.
Akan ada tim control yang mengawasi penonton dalam penggunaan masker dan penerapan protokol kesehatan.
Post-Event:
Alur penonton keluar diatur oleh tim
Area acara dan peralatan event akan didisfeksi setelah acara selesai.
Pada tahun 2020, audit penerapan protokol kesehatan dibantu oleh Gerakan Pakai Masker dan Gerakan Solidaritas Test Swab Antigen.

Masukan:

Perlu dipertimbangkan jalur masuk yang tidak harus melalui hotel.
Penyelenggara telah berkoordinasi dengan pihak keamanan setempat dalam rangka melakukan control terhadap lalu lintas di sekitar lokasi.
Masyarakat sekitar sudah sangat melek pariwisata dan teredkuasi terkait protokol kesehatan. Penyelenggara akan bekerja sama kembali dengan Gerakan Pakai Masker dalam rangka memaksimalkan penerapan protokol kesehatan di homestay masyarakat.
Makanan dan minuman dapat dipesan online dan diantarkan langsung ke penonton sesuai nomor kursi.
Pengajuan permohonan izin ke Polri dipercepat saja agar dapat segera ditindak lanjut oleh Polda dan Polres setempat.
Perlu dikoordinasikan kembali terkait limbah medis dari Swab Antigen.
Untuk tetap menjaga jarak antar penonton, perlu dibuatkan pembatas atau tempat duduk yang lebih permanen.

Presentasi dari PT. Karya Manusia Bahagia (Hype Festival)

Diwakili oleh :

Darshan Kamal Kumar
Michael Devant
Puchiel Indira Virgiana

Event 1: Wonders Live Event 2021

Poin-poin pembahasan:

Di 1 destinasi yaitu Bali, 2 Lokasi, pada Agustus 2021.
Target penonton 200-300 orang (tergantung kapasitas venue).
Wonders juga akan ditayangkan secara online melalui Youtube pada H+2 minggu.
Wonders Live akan menerapkan protokol kesehatan, menyediakan transportasi bagi penonton, ada pengaturan tempat duduk, menampilkan music live, menyediakan pemesanan makanan dan minuman online, yang nantinya akan diantar ke tempat duduk.
Pembelian tiket secara online.
Di hari H, wajib re-registrasi, menunjukkan e-ticket dan menunjukkan hasil swab resmi. Jika sudah divalidasi, akan mendapatkan ID Gelang atau Lanyard. Selanjutnya penonton akan naik shuttle bus ke venue, dimana kapasitas venue 50% dari kapasitas.
Di dalam venue, pengaturan kursi antar penonton berjarak 1 meter.
Kemasan F&B akan diantar dalam keadaan tersegel.
Jika ada keperluan ke toilet, akan diterapkan antrian berjarak.
Untuk pekerja dan talent wajib melakukan swab test kolektif atau mandiri H-1.
Penerapan 3M selama kegiatan, yaitu memakai masker dengan benar, mencuci tangan dan menjaga jarak.
Penyelenggara menyiapkan tim kesehatan untuk contingency plan.
Bagi penonton yang belum memiliki hasil swab test, akan disediakan swab test di venue.
Penyelenggara menyediakan ruang isolasi untuk mengantisipasi apabila ada yang positif COVID-19.
Lokasi masih tentative, tapi cenderung akan memilih lokasi yang jarang digunakan untuk penyelenggaraan event. Nantinya akan diadakan survey terlebih dahulu.

Masukan:

Lokasi dan tanggal pelaksanaan kegiatan harus jelas terlebih dahulu.
Akan diadakan penjadwalan ulang untuk presentasi ketika konsep event sudah detil.

Presentasi dari PT. Berlian Entertaintment Indonesia (Berlian Entertaintment)

Diwakili oleh :

Chaeruddin Syah (CEO Berlian Entertaintment)
Sitty Hedyati Alamanda Putri (Senior Account Berlian Entertaintment)
Lutfi Ahadi Arianto (COO Safety Planet)

Event 1: Janji di Atas Ingkarm New Live Experience (Noah)

Lokasi : Trans Studio Cibubur

Poin-poin pembahasan:

Target penonton 27733 orang per bioskop, 200 orang offline, dan 10.000 penonton live streaming.
Kegiatan akan dilaksanakan secara offline, online dan live di bioskop.
Penyelenggara akan mengadakan safety ticket, dimana akan mengintegrasikan screening kesehatan penonton dengan proses ticketing. Keunggulannya :
Zonasi : mengetahui zonasi calon penonton sebelum hadir ke konser, berkaitan dengan data di Peduli Lindungi.
Swab Test : menciptakan platform sebagai pembuktian calon penonton sehat dan layak menonton konser. Dengan 2 cara yaitu bekerja sama dengan pihak ketiga ataupun swab test mandiri.
Informasi Konser : memberikan informasi kepada calon penonton mengenai waktu kedatangan, tempat parker, seating number yang akan digunakan untuk menghindari kerumunan di hari H pada area konser.
Proses sosialisasi protokol kesehatan akan dilaksanakan melalui media online, elektronik dan media lainnya.
Target penonton 200 orang, jarak antar penonton 1 meter.
Zona D Area Parkir di Trans Studio Cibubur akan digunakan sebagai area antrian penonton karena ada akses lift langsung ke lantai 6 (area konser).
Nantinya tetap aka nada ticket box dengan pembayaran cashless. Penonton yang baru membeli tiket on the spot akan diarahkan untuk mengikuti test Swab Antigen.
Apabila ada yang positif COVID-19, akan diarahkan ke ruang emergency.
Penyelenggara kegiatan akan menyediakan petugas keamanan yang sekaligus berperan sebagai protokol keeper yang mengawasi penerapan protokol kesehatan selama kegiatan berlangsung.

Masukan:

Bagi yang tidak membawa kendaraan, penonton bisa masuk melalui pintu utama mall, kemudian turun ke Basement area parker Zona D ke lokasi antrian.
Mekanisme penonton keluar Trans Studio akan diatur berdasarkan kelas tempat duduk, secara bergantian, dibantu tim Floor.
Di dalam lift perlu diberikan tanda agar tetap bisa jaga jarak.
Test Swab Antigen disarankan untuk dilaksanakan pada hari H.

Event 2: Sound for Plant

Lokasi di Gunung Puntang, outdoor, sudah dilakukan survey.
Target penonton 500 orang.
Penonton nantinya akan duduk, jarak antar penonton 1 meter.
Posisi parker kendaraan masing-masing kelas tiket sudah dipisah dan nantinya akan dibantu atur oleh tim Floor.
Penonton akan parker di area parker, kemudian turun dari kendaraan dan menuju check point 1.
Jika ada yang ingin membeli tiket on the spot, semua akan dilaksanakan secara cashless, kemudian diarahkan untuk melakukan Swab Antigen. Apabila ada yang hasil testnya positif, maka akan diarahkan keluar area event oleh tim kesehatan.

Event 3: New Live Experience Drive In Concert Vol.2

Target penonton 300 orang per hari.
Sudah pernah dilaksanakan pada tahun 2020 dengan menerapkan protokol kesehatan ketat.
Hasil evaluasi, 2 minggu setelah acara, baik pekerja, talent maupun penonton tidak ada yang positif.
Tantangan pada screening kepada pekerja, karena memang harus dipilih yang benar-benar sehat untuk melakukan pekerjaan dalam kurun waktu tertentu.
Lokasi di Lapangan Parkir Barat JIEXPO.
Penonton akan masuk melalui Gate 6A, kemudian diputar terlebih dahulu agar antrian masuk ke dalam JIEXPO sehingga tidak mengganggu lalu lintas sekitar. Perhitungan jarak Gate6A ke venue sekitar 1,7 km. Kapasitas venue adalah 300 mobil.
Akan dilaksanakan pengecekan mobil, yaitu terkait ketinggian mobil, stamina mobil.
Penonton akan dicek kesehatan pada hari H seperti cek suhu.
Akan disiapkan tenda medis untuk mengantisipasi apabila ada penonton yang mengalami kendala medis amupun positif COVID-19.
Jika mobil mengalami kendala selama di venue, penonton dapat menyalakan lampu hazard agar panitia dapat mengetahui mobil butuh bantuan dan melakukan pengecekan.
Akan ada petugas yang keliling melakukan monitoring ke setiap mobil.
Emergency plan : ada empat bagian sektor section yang bisa dibuka jika ada kondisi darurat, melakukan edukasi kepada tim di lapangan jika terjadi suatu masalah.

Event 4: Soundrise and Soundset

Dilaksanakan pada tanggal 16-17 Oktober 2021.
Event akan dilaksanakan secara offline (helipad senayan), online streaming, dan live di bioskop.
Penonton yang dating akan naik sepeda.
Lokasi di Lapangan Panahan, Senayan, GBK.
Akan ada tempat parkir kendaraan di Aquatic.
Jalur penonton yang sudah memiliki tiket akan dipisah dengan yang belum memiliki tiket.
Penonton akan Swab Antigen di tempat.
Jika ada yang positif COVID-19 akan diarahkan ke area khusus isolasi.
Ada 2 area yaitu yang pertama area ayunan, 1 orang di 1 ayunan. Sedangkan yang kedua menggunakan box isi 4 orang.
Target penonton 840 orang.

Masukan:

Perlu ditambah lagi media sosialisasi terkait protokol kesehatan sebelum dan selama kegiatan berlangsung.
Perizinan bisa diajukan mulai H-7 hari mengingat saat ini kondisi COVID-19 masih sangat fluktuatif.
Untuk konser sepeda ini, lebih baik penonton bawa mobil terlebih dahulu, baru kemudian menurunkan sepeda masing-masing dari mobil. Mungkin bisa diatur kembali mekanismenya.

Tindak Lanjut:

Dari 4 Event Organizer yang sudah paparan, ada 1 Event Organizer yaitu PT. Karya Manusia Bahagia (Hype Festival) yang nanti perlu paparan ulang ketika konsep event sudah detil.
Untuk event lainnya yang belum paparan, akan dikoordinasikan kembali dengan Polri apakah perlu paparan dengan Mabes Polri lagi atau bisa diserahkan ke Polda.