Bimbingan Teknis Penataan dan Pengelolaan Kearsipan

Kegiatan Bimbingan Teknis Penataan dan Pengelolaan Kearsipan diselenggarakan pada tanggal 30 Mei 2023 di Harris Hotel & Conventions, Bekasi.

Kegiatan ini dihadiri oleh:
– Bapak Edy Wardoyo, Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events);
– Ibu Tiyas Cahyani, Arsiparis Ahli Pertama ANRI;
– Bapak Irzani dan tim Biro UHP;
– Para peserta kegiatan Bimbingan Teknis Penataan dan Pengelolaan Kearsipan.

1⃣ Peserta kegiatan Bimbingan Teknis Penataan dan Pengelolaan Kearsipan berjumlah 42 orang, yang merupakan perwakilan dari seluruh satker di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) dan tim Biro Umum, Hukum, dan Pengadaan Kemenparekraf/Baparekraf.

2️⃣ Acara diawali dengan penyampaian laporan panitia oleh Ibu Nurbaety, Kepala Bagian Umum. Beliau menyampaikan bahwa kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan terkait penataan dan pengelolaan kearsipan di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) serta mewujudkan tertib administrasi kearsipan di lingkungan instansi pusat.

3️⃣ Selanjutnya, sambutan sekaligus pembukaan acara secara resmi oleh Bapak Edy Wardoyo, Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events). Beliau menyampaikan bahwa melalui kegiatan ini, pemahaman terkait kearsipan di D6 diharapkan dapat terus diperkuat karena berdasarkan penilaian internal oleh Biro UHP, penataan dan pengelolaan arsip di D6 masih perlu ditingkatkan. Pemahaman tentang kearsipan bersifat penting dan semua dokumen negara perlu dikelola dengan sebaik mungkin. Adanya rotasi pejabat dan pegawai yang begitu cepat menjadi tantangan tersendiri untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip agar semua dokumen terekam dengan baik. Harapan pimpinan yaitu adanya peningkatan nilai kearsipan D6 ke depannya.

4️⃣ Acara dilanjutkan dengan pemaparan dari narasumber. Adapun materi yang disampaikan oleh narasumber, sebagai berikut:
🔶 Materi Pemberkasan Arsip Aktif oleh Ibu Tiyas Cahyani dari ANRI
1. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan oleh unit kerja.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan, orpol, ormas, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara:
3. Kegunaan arsip antara lain: identitas organisasi, aset organisasi/sumber organisasi, bukti sah di pengadilan, bukti akuntabilitas kinerja organisasi/aparatur, tulang punggung manajemen/organisasi, dan bukti sejarah/memori organisasi/kolektif.
4. Arsip Dinamis terdiri dari:
a. Arsip Aktif: Arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus (UU No 43/2009)
b. Arsip Inaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (PP No 28/2012)
5. Penyusutan arsip adalah perpindahan arsip dari direktorat ke Setdep, pemusnahan arsip yang sudah tidak digunakan, dan penyerahan Arsip Statis ke ANRI.
4. Pemberkasan adalah penempatan suatu naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah.
5. Tujuan dari pemberkasan adalah menyatukan informasi, temu kembali arsip, dan memudahkan penyusutan arsip.
6. Prinsip pemberkasan baik arsip yang dibuat maupun arsip yang diterima:
a. Menggunakan Klasifikasi Arsip
b. Menghasilkan tertatanya fisik maupun informasi
c. Tersusunnya Daftar Arsip Aktif (Daftar Berkas dan Isi Berkas)
7. Alur pengeluaran arsip aktif:
a. Pengurusan Surat dan Pengendalian;
b. Penyusunan berkas kerja;
c. Arsip aktif.
8. Prinsip penataan berkas:
a. Kesamaan urusan (dosier);
b. Kesamaan kegiatan (rubrik);
c. Kesamaan jenis (seri).
9. Pada akhir pemberkasan, perlu dibuat formulir Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas.
10. Arsip Elektronik adalah arsip yang berisi tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan atau dibuat dengan menggunakan komputer sebagai alat.
11. Lakukan pemberkasan berdasarkan kegiatan yang mencakup surat masuk, surat keluar, laporan notula, dst. dan bukan lagi berdasarkan jenis surat seperti surat pengarsipan surat masuk sendiri atau surat keluar.
12. Barang bergerak biasanya akan musnah dan barang tidak bergerak akan dinilai lagi oleh tim, contoh bangunan akan menjadi bangunan bersejarah.
13. Karena di TU Deputi dan Direktorat surat hanya lewat saja, maka tidak ada pemberkasan. Oleh karena itu, yang harus dilakukan adalah pengendalian nota dinas.
14. Untuk arsip elektronik, diharuskan menggunakan satu PC Unit untuk meminimalisir terinfeksi virus.

🔶 Materi Penataan dan Pengelolaan Kearsipan oleh Bapak Irzani (Biro Umum, Hukum, dan Pengadaan)
1. Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan kearsipan.
2.Kearsipan didukung oleh SDM yang terdiri dari minimal dua orang arsiparis atau petugas khusus yang mengelola arsip di setiap Unit Kearsipan dan Unit Pengolah (setingkat Eselon II).
3. Kearsipan juga didukung oleh sarana dan prasarana seperti ruang penyimpanan serta sumber daya lain seperti rencana kerja dan anggaran yang difokuskan pada pengelolaan arsip.
4. Arsip aktif yang dikelola oleh unit pengolah (Setdep) secara periodik (setiap 6 bulan) harus dibuat daftarnya.
5. Setelah arsip menjadi inaktif, maka arsip dipindahkan ke unit kearsipan 2 (Setdep).
6. Penyimpanan arsip inaktif dilakukan di unit kerasipan 1 (Biro UHP).
7. Saat ini, terdapat 45 unit kerja yang sedang dilakukan pengawasan kearsipan.

Monitoring dan Evaluasi dan Evaluasi Aplikasi Srikandi
1. Monitoring dan evaluasi terhadap penerapan Aplikasi Srikandi pada tiap satker di lingkungan Kemenparekraf/Baparekraf, berdasarkan data yang ditarik dari ANRI, Deputi 6 terdapat peningkatan jumlah Naskah Surat Keluar dari 624 naskah per tanggal 1 April 2023 menjadi 1587 naskah per tanggal 28 Mei 2023.
2. Terkait jumlah disposisi yang terprosa pada Aplikasi Srikandi, Deputi 6 menempati urutan pertama dengan jumlah terbanyak yaitu sejumlah 17.256 disposisi.

🔶 Materi Sosialisasi Penomoran Naskah Dinas sesuai Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kemenparekraf/Baparekraf oleh Ibu Dina dari Biro Umum, Hukum, dan Pengadaan Kemenparekraf/Baparekraf
1. Penomoran naskah dinas bertujuan agar surat tidak dipalsukan dan dapat diidentifikasi.
2. Inti masalah dari Surat Tugas adalah jenis kegiatan dan direktorat mana yang memegang kegiatan.
3. Untuk surat yang berisi usulan pegawai untuk mengikuti suatu pelatihan, maka penomoran didasarkan pada usulannya, bukan jenis pelatihannya.
4. Kategori pengarsipan antara lain:
a. Fungsi fasilitatif surat seperti primer, sekunder, tersier harus ditulis lengkap;
b. Penamaan folder surat harus ada kode klasifikasi, nama, tahun dan nomor;
c. Penomoran item berkas didasarkan pada surat mana yang dikerjakan lebih dulu;
d. Tidak boleh ada penggunaan straples, paper clip, binder clip;
e. Adanya kesesuaian kode terhadap berkas;
f. Peletakan map gantung pada filing.

🔶 Praktik Penataan dan Pengelolaan Kearsipan oleh Ibu Diah Hasanah dari Biro Umum, Hukum, dan Pengadaan Kemenparekraf/Baparekraf
Pada sesi ini perwakilan dari tiap satker diminta untuk melakukan simulasi penataan berkas-berkas arsip yang dibawa. Berdasarkan hasil penilaian dari tim Biro UHP terhadap simulasi pengarsipan oleh masing-masing satuan kerja tersebut, antara lain:
a. Setdep: fungsi fasilitatif primer, sekunder, dan tersier belum ditulis lengkap dan belum ada penamaan folder surat;
b. MK: fungsi fasilitatif primer, sekunder, dan tersier belum ditulis lengkap, belum ada penomoran dalam penamaan folder surat, masih terdapat penggunaan stapler/paper clip/binder clip, dan berkas masih belum diurutkan dengan baik;
c. MICE: fungsi fasilitatif primer, sekunder, dan tersier belum ditulis lengkap, belum ada penomoran dalam penamaan folder surat, masih terdapat penggunaan stapler/paper clip/binder clip, peletakan map folder belum sesuai urutan klasifikasi, dan posisi berkas membelakangi filling cabinet;
d. DEDA: penamaan folder surat belum mencantumkan tahun;
e. DENI: tidak ada nomor urut item berkas.

5️⃣ Acara ditutup oleh Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events). Beliau menyampaikan bahwa persuratan terbanyak ada di D6, khususnya di DEDA dan DENI. Oleh karena itu, pengelolaan kearsipan sangat diperlukan agar semua surat dapat dilacak dan direspon dengan baik sebagai bagian dari pelaksanaan pelayanan publik yang prima. Karena anggaran terbesar di Kemenparekraf terdapat di D5 dan D6 serta terdapat banyak dukungan yang riil untuk masyarakat di D6, sistem penataan kearsipan yang baik akan mendukung tercapainya hal tersebut.