Rangkaian kegiatan persiapan ATF 2023 dilaksanakan di Yogyakarta pada 16 – 21 Januari 2023. Pelaksanaan kegiatan dapat kami laporkan sebagai berikut:
1️⃣ Agenda kegiatan tanggal 17 Januari 2023
✅ Rapat Koordinasi Persiapan ATF 2023
🔶 Dihadiri oleh:
1. Ibu Yulia, Direktur Hubungan Antarlembaga
2. Bapak Raden Wisnu Sindhutrisno, Direktur Pemasaran Pariwisata Regional I
3. Bapak Robby Hasan, Koordinator Strategi dan Kemitraan MICE
4. Bapak Dadang Djatnika, Koordinator Pemasaran Pariwisata Regional I Area I
5. Ibu Nur Fatonah, Subkoordinator Pemenangan Tuan Rumah dan Pendukungan MICE
6. Bapak Singgih Raharjo, Ketua Dinas Pariwisata DIY
7. Gusti Kanjeng Ratu Bendara, Ketua Badan Promosi Pariwisata Daerah DIY
8. Bapak Wayan Suweta, PT Karma Wi Bangga
9. Perwakilan Badan Otorita Borobudur
10. Perwakilan PT Taman Wisata Candi Borobudur, Prambanan, dan Ratu Boko
11. Perwakilan Otoritas Bandara Wilayah III
🔶 Risalah Rakornis:
1. Kedatangan para delegasi akan mulai pada 1 Februari 2023
2. Opening ceremony akan diadakan pada 3 Februari 2023 pukyl 18.30-21.00 di Kawasan Candi Prambanan
3. Akan ada kunjungan Menparekraf ke Travex pada 4 Februari 2023 pukul 17.00-17.30
4. Menparekraf akan hadir untuk menyaksikan penandatanganan MoU antara Deputi Bidang Pemasaran dengan CEO Malaysia Airlines di Pavilion Indonesia pada tanggal 4 Februari.
5. Deputi Bidang Pemasaran memberi dukungan berupa aktivasi di Pavilion Indonesia
6. Ada permintaan dari Menparekraf untuk membawa rombongan para menteri ke puncak Candi Borobudur
7. Di samping agenda ATF 2023, Direktorat MICE mengadakan Southeast Asia Business Event Forum (SEABEF) 2023 pada 3 Februari 2023 yang juga akan dibuka oleh Menparekraf.
8. SEABEF 2023 diharapkan dapat memanfaatkan momentum acara ATF 2023 untuk mengundang para pelaku bisnis di ASEAN.
9. Tercatat sudah ada 286 exhibitors dari negara-negara ASEAN pada Travex ATF 2023
10. Terkait buyers, tercatat sudah ada 138 buyers dari 29 negara. Namun, ada beberapa buyer yang membatalkan kehadirannya karena isu peningkatan Covid-19 di Tiongkok dan lebih memilih mengikuti bursa pariwisata lain
11. Selain B2B Travex ATF 2023 di Hall B dan C Jogja Expo Center, juga akan diadakan Pameran Pariwisata Indonesia dan UMKM di Hall A untuk B2C
12. Kegiatan di Hall A akan dibuka oleh GKR Bendara, GKR Hemas, dan Ibu Nur Asia Uno pada 2 Februari 2023 dengan pementasan tari, peragaan busana, dan kunjungan ke stand/booth
13. Renovasi JEC sebagai venue sudah menunjukkan progres dan diperkirakan akan selesai pada akhir Januari 2023
🔶 Tindak Lanjut:
1. Identifikasi terkait perwakilan NTOs yang diperbolehkan masuk ke dalam Travex, perlu pencatatan nama untuk dibuatkan badge/id card sebagai penanda
2. Follow up koordinasi terkait jadwal kedatangan para menteri, delegasi, maupun tamu
3. Koordinasi terkait promosi campaign terkait ATF 2023 kepada Deputi Bidang Pemasaran untuk melakukan advertising demi meningkatkan gaung pelaksanaan ATF 2023
✅ Site Inspection dan Diskusi dengan Venue Kegiatan SEABEF 2023
Southeast Asia Business Event Forum (SEABEF) 2023 akan menjadi kegiatan side event ketika ATF 2023 berlangsung. SEABEF 2023 akan diselenggarakan di Grand Rohan Jogja pada 3 Februari 2023. Sebagai persiapan kegiatan tersebut, Direktorat MICE mengadakan site inspection sekaligus diskusi dengan pihak Grand Rohan Jogja.
✅ Pembahasan Platform B2B Travex ATF 2023
Kegiatan B2B Travex ATF 2023 akan menggunakan platform untuk mempermudah pertemuan antara sellers dan buyers. Tim Direktorat MICE dengan Tim PT Karma Wi Bangga selaku OC ATF 2023 mengadakan rapat untuk membahas progres terkait penggunaan platform B2B Travex ATF 2023.
2️⃣ Agenda Kegiatan tanggal 19 Januari 2023
✅ Rapat Koordinasi Teknis ATF 2023
Rapat Koordinasi Teknis (Rakornis) Persiapan ASEAN Tourism Forum 2023 dilaksanakan pada Kamis, 19 Januari 2023 di Ruang Rapat Radyosuyoso Bappeda DIY. Rakornis ini bertujuan untuk mematangkan persiapan dari seluruh komponen pendukung penyelenggaraan serta mengidentifikasi kemungkinan kendala beserta rencana mitigasinya.
🔶 Rakornis ini dihadiri oleh:
1. Ibu Ni Wayan Giri Adnyani, Sekretaris Kementerian/ Sekretaris Utama
2. Ibu Martini Mohamad Paham, Deputi Bidang Sumber Daya dan Kelembagaan
3. Ibu Masruroh, Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi, Dan Pameran
4. Ibu I Gusti Ayu Dewi Hendriyani, Kepala Biro Komunikasi (daring)
5. Bapak Sidharto R. Suryodipuro, Direktur Jenderal Kerja Sama ASEAN
6. Bapak Wachid Kuntjoro Djati, Direktur Lalu Lintas Keimigrasian
7. Gusti Kanjeng Ratu Bendara, Ketua Badan Promosi Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta (daring)
8. Bapak Suwondo Nainggolan, Kepala Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta
9. Bapak Singgih Raharjo, Ketua Dinas Pariwisata DIY
10. Bapak Wayan Suweta, PT Karma Wi Bangga
11. Bapak Misranedi, Airport Operation Senior Manager PT Angkasa Pura I
12. Perwakilan Bada Otorita Borobudur
13. Perwakilan PT Taman Wisata Candi Borobudur, Prambanan, dan Ratu Boko
14. Perwakilan PT KAI DAOP 6
15. Perwakilan PT. Railink Jogja
16. Perwakilan Otoritas Bandara Wilayah III
17. Perwakilan Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia
18. Kelompok Kerja Southeast Asia Business Event Forum Dit. MICE
19. Kelompok Kerja Travex ATF B2B Dit. MICE
20. Kelompok Kerja Travex ATF B2C Dit. MICE
🔶 Risalah Rakornis:
🔹Pengantar oleh Sekretaris Kementerian/ Sekretaris Utama Kemenparekraf:
– Sosialisasi ATF 20023 sejauh ini sudah terlihat di beberapa titik jalanan dan kereta, namun saran untuk Pemprov DIY agar menambah banner dan siapkan reception desk di Bandara.
– Tanggal 1 Februari 2023 harus ada pertemuan teknis antara seluruh pemangku kepentingan ATF baik dari Kemenparerkaf, Pemda, instansi lain serta perwakilan negara tetangga untuk membahas persiapan akhir.
– Untuk jadwal foto antara Menparekraf RI dengan para menteri pariwisata negara sahabat/wakilnya lebih baik di tanggal 3 Februari 2023 sore dibanding tanggal 4 Februari 2023 karena jadwal Bapak Menteri padat sekali.
– Untuk post-tour kolaborasi dengan mitra seperti ticket.com, tolong D6 koordinir sehingga post-tour tidak hanya untuk HoNTO yang menteri saja (75 paks), tapi HoNTO non-menteri juga dapat. Tidak perlu ada agenda makan siang, tidak harus ke Bukit Dagi, jadi post-tour saja dari pagi kemudian pulang. Minimal ada transportasi dan atraksi bagi seluruh Menteri dan HoNTO non-menteri.
– Protokol mohon perhatian kepada tamu-tamu undangan level menteri yang bukan HoNTO seperti Mensetneg dan Menlu atau Pemda di Seremoni Pembukaan. Selain itu, mohon diperhatikan agar jangan sampai salah bendera.
🔹Laporan oleh Kepala Dinas Pariwisata DIY:
– Progres pengembangan JEC sangat baik dan rencananya akan ada trial di Hall A pada tanggal 22 Januari 2023 (lantai 1) dan 24 Januari 2023 (lantai 2).
– Pemprov DIY telah selesai melakukan rekrutmen LO sejumlah 40 orang dan selanjutnya akan memberikan pelatihan kepada para LO terpilih untuk mempersiapkan diri.
– Pemprov DIY juga sudah rampung mengurasi UMKM ekraf lokal, namun penempatan UMKM ini belum ditentukan apakah ditempatkan di stan pameran Marriott (HLM) atau di stan pameran JEC (Travex).
🔹Laporan oleh Ketua Badan Promosi Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta:
– Untuk saat ini, persiapan telah memasuki tahap akhir yakni memastikan kepastian detil-detil informasi seperti konfirmasi kehadiran delegasi, waktu kedatangan, serta kebijakan diet dari masing-masing delegasi NTO, sekiranya ada kebutuhan khusus, untuk dipersiapkan.
– Untuk agenda Royal Dinner, pihak keraton sebagai tuan rumah membutuhkan estimasi data berapa jumlah rombongan sespri, ajudan, dan SO dari para menteri pariwisata negara sahabat. Hal ini memengaruhi kapasitas ruangan makan malam. Sebagai mitigasi, ruangan lain dapat dialihfungsikan menjadi ruangan makan malam khusus untuk rombongan pendamping
🔹Laporan oleh Deputi Bidang Sumber Daya dan Kelembagaan:
– Posisi kehadiran para delegasi G2G saat ini seluruh negara terundang hadir kecuali Myanmar (tidak diundang) dan Rusia (belum konfirmasi). Sementara itu, delegasi Thailand, RR Tiongkok, India, Korea Selatan dan Vietnam akan dipimpin oleh senior official level non-menteri.
– Dalam mempersiapkan rangakaian pertemuan tingkat menteri dan HoNTO (High Level Meeting) yang terjadwal pada 2 s.d 4 Februari, akan dilaksanakan Geladi Resik pada 1 Februari 2023 pkl 16.00 WIB di Hotel Marriott.
– Presiden Republik Indonesia diharapkan hadir pada seremoni pembukaan G2G di Candi Prambanan pada 3 Februari 2023 malam dihadiri oleh seluruh perwakilan negara tingkat menteri dalam menyambut agenda utama High Level Meeting pada 4 Februari 2023.
– Untuk post tour pada 5 Februari 2023, rute yang dipilih adalah Borobudur Trail of Civilization yang terdiri dari kegiatan yoga bersama, kunjungan ke Desa Wisata, kegiatan membatik, dan tentunya mengunjungi Candi Borobudur. Pesan Bapak Menteri agar kiranya ketika rombongan hadir di kompleks candi, PT TWC juga melangsungkan acara rilis paket wisata untuk Borobudur dengan harga yang sudah ditetapkan bagi domestik dan mancanegara.
🔹Laporan oleh Direktur PT Karma Wi Bangga:
– Untuk ketertiban acara, koordinasi terus dilakukan dengan Ditlantas dan Polda terutama mengenai rute delegasi Travex dan HLM Meeting yang akan menuju ke Prambanan.
🔹Laporan oleh Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi, Dan Pameran:
– Pada 2 Februari 2023 di Jogja Expo Center Hall A, Pameran B2C Travex ATF akan resmi dibuka oleh GKR Hemas dan Ibu Nur Asia Uno dengan target pengunjung 1000 orang/hari
– Pada 3 Februari 2023 di Hotel Grand Rohan, Southeast Asia Business Event Forum akan resmi dibuka oleh Pak Sandiaga Salahuddin Uno
– Pada 3 Februari 2023 di Jogja Expo Center Hall B-C, Pameran B2B Travex ATF juga akan secara resmi dimulai.
🔹Laporan oleh Koordinator Produk Dan Promosi Wisata Budaya Dan Buatan:
– Paket post-tour untuk delegasi pertemuan G2G adalah paket Borobudur Trail of Civilization yang berisi tur tematik pada 5 Februari 2023 dengan durasi enam jam sejak pukul 5 pagi hingga 11 siang. Rute meliputi Hotel Marriott – Candi Bobobudur – Bukit Dagi – Balkondes Majaksingi – Hotel Marriott. Jumlah paks adalah 75 paks bekerja sama dengan Traveloka.
🔶 Tindak Lanjut:
1. Mendiskusikan dalam lingkup Deputi bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (events) cq. Direktorat Wisata Minat Khusus perihal saran Ibu Sesmenparekraf terkait penambahan jumlah paks pada rangakaian post-tour Borobudur Trail of Civilization untuk mengakomodir delegasi HoNTO non-menteri.
2. Berkoordinasi dengan PT KWB terkait teknis penyelenggaraan Travex ATF 2023 terutama perihal mekanisme registrasi, update posisi seller dan buyer, serta room blocking akomodasi untuk panitia serta pembicara SEABEF.
3️⃣ Agenda Kegiatan tanggal 20 Januari 2023
✅ Pertemuan LO dan Volunteer ATF 2023
Acara ini berlangsung di Aula Kantor Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi D.I, Yogyakarta dan dihadiri oleh:
1. Ibu Masruroh, Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran – Kemenparekraf RI
2. Bapak Singgih Raharjo, Kepala Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi D.I.Y;
3. Ibu Anita Verawati, Sekretaris Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi D.I.Y sekaligus Divis G ot G Meeting & Conference untuk ATF 2023
4. Bapak Wayan Suweta, Direktur PT. Karma Wi Bangga
Pada kesempatan tersebut, para LO dan Volunteer terpilih diberikan pembekalan dan pengarahan terkait persiapan perhelatan ATF 2023 yang meliputi rangkaian agenda ATF 2023, penjelasan terkait rincian tugas pendampingan dan juga update koordinasi kehadiran pejabat tinggi dari masing-masing negara peserta ATF 2023 termasuk kebutuhan akomodasi dan seragam yang akan digunakan.
