Kegiatan Sosialisasi Peraturan Menteri Parekraf/ Kepala Baparekraf Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemenparekraf/Baparekraf diselenggarakan di Ciputra Hotel & Convention Cibubur pada tanggal 28 September 2022.
1⃣ Kegiatan sosialisasi ini merupakan tindaklanjut dari telah ditetapkan Peraturan Menteri Parekraf/Kepala Baparekraf Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemenparekraf/Baparekraf. Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi kedinasan secara tertulis yang efektif dan efisien.
2⃣ Kegiatan Sosialisasi Peraturan Menteri Parekraf/ Kepala Baparekraf Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemenparekraf/Baparekraf dihadiri peserta berjumlah 40 orang perwakilan dari masing-masing satker di lingkungan DPWPK.
3⃣ Kegiatan ini dihadiri oleh 3 (tiga) orang narasumber, yaitu :
👉 Bapak Sriyanto dari Badan Bahasa, Kemendikbudristek.
👉 Bapak Irzani, SubKoordinator Kearsipan, Biro Umum, Hukum dan Pengadaan, Kemenparekraf.
👉Bapak Andry Dwihatmojo, Arsiparis Ahli Pelaksana, Biro Umum, Hukum dan Pengadaan, Kemenparekraf.
4⃣ Acara diawali dengan laporan pelaksanaan kegiatan oleh Ibu Nurbaety, Kepala Bagian Umum. Beberapa point yg disampaikan beliau, sbb:
– Sosialisasi ini bertujuan untuk memberikan pemahaman dan menjadikan suatu acuan terkait Pengelolaan Naskah Dinas sesuai dengan Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif / Kepala Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Nomor 9 Tahun 2022 yang khususnya ditujukan kepada pegawai di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events).
– Kegiatan Sosialisasi Permen ini merupakan bagian dari penguatan reformasi birokrasi.
5️⃣ Sambutan sekaligus membuka acara oleh Bapak Edy Wardoyo, Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events). Beberapa point yang beliau sampaikan, sbb:
– Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
– Tata Naskah Dinas tidak hanya berkaitan dengan surat-menyurat, namun ada hal yang lebih penting lainnya, yaitu sebagai alat komunikasi tulis, pedoman dalam bertugas, alat bukti tertulis, sarana pengingat, serta sebagai cermin profesionalitas dan kualitas suatu lembaga.
– Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi kedinasan secara tertulis yang efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas, sehingga terwujud keterpaduan dan keselarasan dalam penyelenggaraaan administrasi pemerintahan.
6️⃣ Sesi Pertama, Pemaparan terkait Teknik Penyusunan Naskah Dinas dengan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar oleh Bapak Sriyanto.
Kaidah Bahasa Indonesia
1. Tata Bunyi (Lafal) adalah perwujudan dari setiap bahasa, yang dihasilkan oleh alat ucap manusia yang berperan di dalam bahasa. Bunyi bahasa ini merupakan sarana komunikasi melalui bahasa dengan cara lisan. Salah satu contoh pelafalan yang sering kita jumpai namun sering salah dalam pengucapan yaitu kata “nomor”, yang seharusnya dibaca “nomor” bukan “nomer”.
2. Tata Bentuk Kata atau Morfologi berarti pengetahuan tentang bentuk. Morfologi adalah bidang linguistik atau tata bahasa yang mengkaji tentang pembentukan kata atau morfem-morfem dalam suatu bahasa. Morfem yang bergabung dengan morfem lain sering mengalami perubahan, beberapa contoh seperti berikut:
– Huruf K, P, S, T bila bertemu huruf vocal maka apabila mendapat awalan dan/atau akhiran akan melebur, seperti contoh: Sukses menjadi menyukseskan; Parkir menjadi memarkir; Target menjadi menargetkan; Konsumsi menjadi mengonsumsi.
– Apabila huruf K, P, S, T bertemu dengan huruf konsonan maka jika mendapat awalan dan/atau akhiran tidak akan melebur, seperti contoh: Stabil menjadi menstabilkan; Program menjadi memprogram; Transfer menjadi mentransfer; Kredit menjadi mengkredit.
3. Tata Kalimat adalah Tata kalimat adalah kaidah penyusunan kata sehingga menjadi kalimat yang baik dan benar dan mempunyai arti sekaligus memenuhi persyaratan kebaikan dan kebenaran. Beberapa koreksi tata kalimat yang sering kita jumpai namun kurang tepat, sbb:
– Pernyataan “demikian kami sampaikan” di penutup surat tidak perlu karena tidak ada isinya;
– Menggunakan kalimat “untuk/guna menjawab” ketika menjawab surat;
– Menggunakan kata “ketika/saat” sebagai kata penghubung untuk menyatakan kejadian yang telah berlalu;
4. Tata Tulis (Ejaan) adalah seluruh peraturan tentang bagaimana menggunakan simbol-simbol bunyi bahasa serta bagaimana hubungan antara simbol-simbol tersebut. Kaidah Ejaan mengatur tentang penggunaan beragam simbol kebahasaan yang berdimensi luas. Bbrpa contoh Tata Tulis (Ejaan) yang benar, sbb:
– Beberapa penulisan singkatan yang benar antara lain NIP, KTP, CV, PT, d.l.l., s.d., u.b., a.n.j. Pelafalan dibaca sesuai tulisan dan untuk akronim harus dibaca huruf per huruf, jangan digabung seperti penyebutan “UNICEF” selama ini;
– Huruf kapital hanya untuk nama dan tempat saja.
7️⃣ Sesi Kedua, Pemaparan terkait Permenparekraf Nomor 9 Tahun 2022 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kemenparekraf/Baparekraf oleh Bapak Irzani dan Bapak Andry Dwihatmojo.
A. Definisi
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat berwenang di Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
B. Fungsi Tata Naskah Dinas, antara lain:
1. Identitas organisasi;
2. Alat komunikasi tulis;
3. Alat bukti tertulis yang legal;
4. Acuan dasar dalam pembuatan naskah dinas;
5. Asas keamanan.
C. Tujuan Tata Naskah Dinas antara lain:
1. Tertib administrasi;
2. Keseragaman persepsi, susunan dan bentuk naskah dinas;
3. Kelancaran komunikasi kedinasan;
4. Memudahkan pengendalian naskah dinas.
D. Jenis Naskah Dinas
1. Naskah Dinas Arahan
a. Naskah Dinas Pengaturan
– Peraturan Menteri adalah naskah dinas yang berlaku dan mengikat secara umum,
bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok dan ditetapkan oleh Menteri;
– Instruksi Menteri adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang suatu kebijakan yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan dan ditetapkan oleh Menteri;
– Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat perintah pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak dan ditetapkan oleh Menteri atau dapat dilimpahkan kepada pimpinan Sekertariat Kementerian atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya
– Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan perundang-undangan dan ditetapkan oleh pejabat pimpinan tinggi madya pejabat tinggi pratama, kepala UPT
b. Naskah Dinas Penetapan
Keputusan adalah Naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan. Keputusan ditetapkan oleh Menteri atau dapat dilimpahkan kepada pimpinan Sekertariat Kementerian atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya. Hal yang harus diperhatikan adalah naskah dinas asli keputusan yang ditandatangani di bidang kepegawaian harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi kepegawaian. Naskah dinas asli keputusan yang ditandatangani di bidang selain kepegawaian harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi hukum
c. Naskah Dinas Penugasan
– Surat Perintah adalah naskah dinas yang berisi perintah dari atasan atau pejabat yang berwenang untuk penunjukan sebagai pejabat pelaksana tugas atau harian. Surat perintah ditandatangi minimal pejabat pimpinan tinggi pratama berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Naskah dinas asli keputusan yang ditandatangani di bidang kepegawaian harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi kepegawaian. Naskah dinas asli keputusan yang ditandatangani di bidang selain kepegawaian harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi hukum.
– Surat Tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada bawahannya dan/atau pegawai lain untuk melaksanakan suatu tugas atau kegiatan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Surat Tugas ditandatangani minimal pejabat pimpinan tinggi pratama berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
2. Naskah Dinas Korespondensi
a. Naskah Dinas Korespondensi Internal
– Nota Dinas adalah Naskah dinas internal yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya di lingkungan Kementeria dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
– Memorandum adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh pejabat berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, atau pendapat kedinasan, yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab;
– Disposisi adalah naskah dinas internal yang merupakan sarana yang digunakan oleh pimpinan untuk memberikan tugas dan wewenang kepada bawahan baik pejabat structural maupun pejabat fungsional dalam bentuk perintah atau instruksi secara singkat dan jelas guna memproses dan/atau menyelesaikan suatu naskah dinas dan dibuat oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
– Surat Undangan Internal adalah naskah dinas internal yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di Kementerian untuk menghadiri suatu acara kedinasan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
b. ND Korespondensi Eksternal
– Surat Dinas adalah Naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya ke pihak lain di luar Kementerian. Ditandatangani oleh Menteri, Wakil Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya atau pejabat pimpinan tinggi pratama sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
– Surat Undangan Eksternal adalah Naskah dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di luar Kementerian untuk menghadiri suatu acara kedinasan. Ditandatangani oleh Menteri, Wakil Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya atau pejabat pimpinan tinggi pratama sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
3. Naskah Dinas Khusus
– Surat Perjanjian
– Surat Kuasa
– Berita Acara
– Surat Keterangan
– Surat Pengantar
– Pengumuman
– Laporan
– Telaahan Staf
4. Naskah Dinas Lainnya
– Surat Pernyataan
– Piagam Penghargaan
– Sertifikat
– STTP
– Notula
Catatan singkat (ringkas) mengenai jalannya suatu kegiatan, persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan, ditandatangani oleh notulis dan diketahui oleh atasannya. Notula rapat disampaikan kepada seluruh peserta rapat dengan menggunakan naskah dinas korespondensi internal atau eksternal.
– Prasasti
– Pedoman
Naskah dinas yang memuat acuan bersifat umum atau rujukan dalam mengelola, mengikuti atau melaksanakan kegiatan atau pekerjaan. Ditandatangani minimal pejabat pimpinan tinggi pratama berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
– Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis
Naskah dinas yang memuat cara pelaksanaan kegiatan termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya. Ditandatangani minimal pejabat pimpinan tinggi pratama sesuai berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
