Laporan kegiatan Penyusunan Materi Dekosentrasi Program Pengembangan Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) yang dilaksanakan pada Rabu-Kamis, 29-30 Juni 2022 di Grand Mercure Hotel Kemayoran, Jakarta.
Kegiatan ini dihadiri oleh:
a. Bapak Reza Fahlevi, Direktur Event Daerah
b. Bapak Faisal, Kepala Pusat Pengembangan SDM Pariwisata dan Ekonomi Kreatif
c. Perwakilan Sekretariat Deputi Bidang Penyelenggara Kegiatan
d. Perwakilan Pusat Pengembangan SDM Pariwisata dan Ekonomi Kreatif
e. Perwakilan Direktorat Event Daerah
B. Tim Penyusun Materi Dekonsentrasi:
1. Ibu Indriyani Handyastuti, S.I.Kom., M.Sc. CHE., CEP., CEM., CEE. (Politeknik Pariwisata NHI Bandung);
2. Bapak Bagus Githa Adhitya, MM.Par., CEP., CEM., CEE. (Politeknik Pariwisata NHI Bandung);
3. Bapak I Nengah Wirata, SE., M. Par. (Politeknik Pariwisata Bali);
4. Ibu Dr. Femmy I. Dalimunthe, SE, M.Si, CHE, CEE. (Politeknik Pariwisata Medan);
5. Bapak Amiruddin Hamzah, S.Pd., M.Hum. (Politeknik Pariwisata Makassar);
6. Bapak Muhammad Iqbal, M.M.Par. (Politeknik Pariwisata Palembang);
7. Bapak M. Tanggap Sasmita, M.Par, CHE (Politeknik Pariwisata Lombok).
C. Pemberi Masukan (Sesi Diskusi Hari Ke-2)
1. Bapak Zumri Sulthony, Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Utara;
2. Bapak M. Bramuda, Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Banyuwangi;
3. Bapak Muhammad Roem, Kepala Dinas Pariwisata Kota Makassar;
4. Ibu Astrid Sulaiman, Promotor Ubud Village Jazz Festival;
5. Bapak Budi Setiawan, Promotor Jember Fashion Carnaval.
️⃣ *Maksud dan Tujuan Penyelenggaraan Kegiatan:
– Penyusunan Materi Dekonsentrasi Program Pengembangan Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events)
– Penetapan Timeline dan PIC Kegiatan
*️⃣ Rangkaian Pelaksanaan Kegiatan:
🔅Hari Pertama, 29 Juni 2022🔅
1️⃣ Sambutan dan Pembukaan dari Bapak Reza Fahlevi, Direktur Event Daerah, yang menyampaikan:
– Peran Kemenparekraf dalam pengembangan event daerah yakni mendukung dan menyelenggarakan event daerah.
– Terdapat beberapa isu penyelenggaraan event daerah yang melatarbelakangi penyelenggaraan Bimtek Peningkatan Kapasitas Penyelenggaraan Kegiatan (Event) diantaranya:
• Tanggal pelaksanaan event yang berubah-ubah
• Kurang memiliki ide mengenai konsep dan acara event yang menarik
• Keunikan lokal kurang ditonjolkan
• Tidak adanya crowd management dan mitigasi bencana saat penyelenggaraan event
• Kurang dipromosikan dengan baik
• Pengemasan acara kurang menarik
• Sulitnya melakukan koordinasi dengan penyelenggara kegiatan
– Ide penyelenggaraan event di daerah kebanyakan berasal dari Pemda sehingga ASN Pemda perlu dibekali dengan kemampuan perencanaan dan pengelolaan serta pembinaan dan pengawasan event dengan baik. Materi yang diharapkan dapat disampaikan kepada daerah meliputi Ide & Konsep Program /Acara, Promosi melalui berbagai media, Keuangan (budgeting) event, sumber daya pendukung serta Resiko & Mitigasi Bencana.
2️⃣ Pemaparan dari Bapak Faisal mengenai framework dalam pengembangan pelatihan (pendekatan berbasis kompetensi/berbasis capaian pelatihan).
• Untuk pendekatan berbasis kompetensi dapat menggunakan SKKNI & KKNI MICE yang telah ada dan ASEAN MICE Toolbox yang akan dirancang/dibuat.
• Untuk pendekatan berbasis capaian pelatihan dapat menggunakan kebutuhan/masukan dari masing-masing dinas daerah.
• Fase selanjutnya adalah menyepakati capaian pelatihannya kemudian mengundang narasumber yang menguasai cara delivery materi (widyaiswara/ahli), dilanjutkan dengan penyusunan modul pelatihan, pelaksanaan ToT dan dilanjutkan dengan pelatihan kepada peserta.
3️⃣ Paparan dari Ibu Indriyani Handyastuti yang menyampaikan mengenai konsep Bimtek yang akan menggunakan metode Student Center Learning dimana para peserta yang akan berperan aktif baik dalam sesi diskusi maupun saat pengisian worksheet.
Adapun output dari tim penyusun materi antara lain:
• Trainer Guidelines/Participants Guideline/Organizer Guideline (berisikan informasi umum, petunjuk penggunaan modul, agenda pelatihan, metode pengajaran, daftar nama tim penyusun materi dan pengajaran bimtek)
• Handout (berisi materi yang dipresentasikan pada saat bimtek)
• Worksheet (berisi hasil kerja peserta pada saat workshop yang bisa diaplikasikan di tempat asal peserta)
• Buku (Penyusunan buku “Pengelolaan Event Daerah” merupakan penjelasan rinci dari handout yang dibuat. Berbentuk seperti book chapter dan diharapkan selesai akhir September.)
4️⃣ Diskusi mengenai outline materi, sebagian isi materi dan timeline kegiatan. Adapun hasil diskusi yakni:
a. Target Bimtek Peningkatan Kapasitas Penyelenggara Event Daerah adalah ASN daerah yang membidangi event daerah di Tingkat Provinsi/Kota/Kabupaten. Sehingga materi yang disampaikan harus tepat sasaran yakni ASN Pemda sebagai pemberi regulasi, pendamping, dan bahkan penyelenggara event daerah.
b. Outline materi dan PIC yang telah disepakati antara lain:
1. Event Idea & Concept (Bandung)
2. KAK & Budgeting (Palembang)
3. Event Marketing (Lombok)
4. Event Operations & Services (Medan)
5. Event Stakeholders (Bandung)
6. Event Risk Management (Bali)
7. Event Policy & Regulation (Palembang)
8. Event Monitoring, Evaluation & Report (Makassar)
Adapun guidelines yang harus disusun, yakni:
– Trainer Guidelines (Bali & Medan)
– Organizer Guidelines (Lombok)
– Participants Guidelines (Makassar)
c. Timeline pelaksanaan kegiatan:
• 30 Juni 2022: Trainer Guideline dan Outline Materi serta Worksheet
• 15 Juli 2022: Handout Selesai & dilakukan Peer Review
• 22 Juli 2022: Review Materi Selesai (Revisi & Final pengecekan oleh Editor)
• 23-30 Juli 2022: ToT untuk pemateri Bimtek (Usulan Narasumber : Ahli Delivery Program &Tim Penyusun)
🔅Hari Kedua, 30 Juni 2022🔅
Sesi Diskusi dengan Pemerintah Daerah dan Promotor Event Daerah yang memberi masukan sehingga dapat memperkaya materi yang akan dibagikan kepada para ASN Daerah. Adapun masukan yang diharapkan berdasarkan poin-poin berikut yakni:
1. Kondisi terkini di daerah mengenai penyelenggaraan/pendukungan event
2. Peran Pemda dalam penyelenggaraan event
3. Keahlian SDM Pemda yang diharapkan, dalam hal pendukungan/penyelenggaraan event
4. Nilai tambah yg diharapkan dari adanya pelatihan SDM ASN Pemda (angka kredit, sertifikat, networking session,dll)
Masukan yang diperoleh dari hasil diskusi yakni:
1. Bapak Zumri Sulthony, Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Utara;
– Kondisi terkini penyelenggaraan event di Sumatera Utara adalah event yang kebanyakan dihandle oleh pihak ketiga, ketidaksesuaian anggaran saat pendukungan serta keterbatasan anggaran.
– Delapan topik materi yang sudah disusun oleh penyusun materi sudah cukup baik untuk disampaikan kepada ASN
– Perlu ditetapkan persyaratan bagi ASN yang akan mengikuti Bimtek Ini
– Selama ini sudah ada kolaborasi yang baik antara pemerintah dan komunitas penyelenggara event.
2. Bapak M. Bramuda, Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Banyuwangi;
– Kondisi terkini di Banyuwangi adalah 70% event diinisiasi oleh Pemda dan 30% berbasis masyarakat.
– Peran ASN menjadi penting dan harapannya peserta Bimtek ini tidak hanya ASN Dispar saja tapi juga temen2 yang bergabung dari SKPD yang lain.
– Peran Pemda : 1. ada beberapa SKPD yang bekerjasama dalam menyelenggarakan event sehingga anggaran tidak bertumpu di dinas pariwisata, tapi didistribusikan ke SKPD yang tergabung dalam jejaring di daerah tersebut. 2. Untuk event yg diinisiasi masyarakat, pemda support promosi, peralatan, tarian, dll.
– Keahlian SDM ASN yang diharapkan : Materi design grafis, dekorasi, tata panggung, tata booth, lighting, promosi (pre, during, post), leadership, penyusunan rundown acara, serta materi mengenai ide kreatif dalam penyusunan offline dan online event.
– Nilai Tambah yang diharapkan dari Bimtek ini adalah membentuk leader yang nantinya dapat membangun super team event, SDM ASN yang mengikuti kegiatan dapat menularkan kepada teman-teman yang ada di wilayahnya.
3. Bapak Muhammad Roem, Kepala Dinas Pariwisata Kota Makassar;
– Kondisi Existing di Makassar: sudah ada unit teknis yang menangani Event (dilakukan oleh pemda & swasta).
– Peran pemda saat ini adalah membantu proses konsep, perijinan, monitoring hingga reporting. Dalam penyelenggaraan event, bekerjasama dengan Asosiasi event seperti Backstager, Ivendo, LIVE lintas event celebes.
– Materi yang diharapkan adalah penyusunan event yang kreatif,networking dengan stakeholders event dari pusat, budget dan pembuatan online/virtual event.
4. Ibu Astrid Sulaiman, Promotor Ubud Village Jazz Festival (UVJF)
– Kondisi Existing di Bali : Penyelenggaraan UJVF sudah tahun ke 9 hal ini tidak lepas dari peran PEMDA Bali & Kab Gianyar.
– Peran Pemda yang diharapkan: membantu dalam hal regulasi, spot promosi event daerah baik di medsos maupun OOH (billboard atau videotron di lokasi yang strategis)
– Keahlian SDM yang diharapkan : harus ada pelatihan pengelolaan social media/digital marketing sebagai sarana promosi
5. Bapak Budi Setiawan, Promotor Jember Fashion Carnaval.
– Kondisi Existing di Jember : JFC sudah dilaksanakan selama2 dekade dan mendapat sambutan yang luar biasa dari masyarakat.
– Peran Pemda : sudah sangat mendukung, peran Bupati sudah sangat baik
– Harapan : Identifikasi event daerah sehingga bisa dibuat event tahunan yang sudah memiliki regulasi yang baik dan rencana dukungan dalam bentuk pendanaan.
️⃣ *Kesimpulan dan Tindak Lanjut:
🔹 Bimtek Peningkatan Kapasitas Penyelenggara Event Daerah akan dilaksanakan selama 2 hari dengan target peserta adalah ASN Pemda yang membidangi event daerah di Tingkat Provinsi/Kota/Kabupaten.
🔹 Outline materi yang telah disepakati yakni:
Event Idea & Concept, KAK & Budgeting, Event Marketing, Event Operations & Services, Event Stakeholders, Event Risk Management, Event Policy & Regulation dan Event Monitoring, Evaluation & Report.
🔹 Tindak lanjut bagi penyusun materi: materi akan diselesaikan dalam waktu 2 minggu dan selanjutnya akan dilakukan review materi.
🔹 Tindak lanjut DEDA: Penyusunan SK Tim Penyusun Materi, SK Tim Pengajar Event Daerah, Design Template PPT dan Cover Guidelines, ISBN untuk modul yang disusun serta rancangan ToT untuk pengajar Bimtek.
