pelaksanaan kegiatan Focus Group Discussion Penyusunan Kajian Subvention MICE Dalam Rangka Pengembangan Strategi MICE di Bali pada tanggal 15 Juni 2022 bertempat di Hotel Aryaduta Bali.
✅Kegiatan dihadiri oleh :
1. Bapak Robby Hasan, Koordinator Strategi dan Kemitraan MICE;
2. Ibu Dini Oktaviyanti, Koordinator Kajian Strategis III, Deputi Bidang Kebijakan Strategis;
3. Ibu Tiara Firsalina, Sub Koordinator Strategi MICE;
4. Staf Koordinator Kajian Strategis III;
5. Staf Koordinator Strategi dan Kemitraan MICE.
6. Stakeholders MICE yang terdiri dari perwakilan Asosiasi, Industri, Akademisi dan Disparprov Bali;
Fasilitator dari MICE CENTER :
1. Bapak Fauzi Mubarak, Ketua Program Studi MICE Politeknik Negeri Jakarta;
2. Bapak M. Iqbal Katik Rajo Endah, Dosen MICE Politeknik Negeri Jakarta;
3. Bapak Imam Syafganti, S.Sos., M.Si., Direktur MICE Center Politeknik Negeri Jakarta.
✅ Rangkaian Acara :
1️⃣ Sambutan sekaligus pembukaan oleh Bapak Robby Hasan – Koordinator Strategi dan Kemitraan MICE, Kemenparekraf;
▪️FGD ini bertujuan untuk membuat kebijakan terkait dukungan pada event penyelenggaraan MICE yang bisa diberikan oleh pemerintah baik dari bidding, delegate boosting, site inspection dan post event.
▪️Pada awal pandemi Kemenparekraf telah menyusun CHSE untuk membantu industri MICE bisa tetap menyelenggarakan event MICE dimasa pandemi dan saat ini setelah situasi COVID-19 melandai kita perlu meningkatkan kolaborasi dari seluruh stakeholder untuk pengembangan MICE
▪️Hasil kajian ini tujuannya untuk menjadi suatu standard dan panduan khususnya untuk Kemenparekraf memberikan dukungan
▪️Selain dukungan financial, Kemenparekraf juga telah memberikan dukungan non financial seperti koordinasi dengan POLRI, Satgas COVID-19 dan Kementerian Kesehatan terkait dengan perizinan kegiatan MICE khususnya pameran
▪️MICE sedikit berbeda, peran pemerintah untuk membantu industri untuk lebih optimal mulai dari bidding, delegate boosting, site inspection dll.
▪️Kolaborasi antar pemangku kepentingan sangat penting maka dari itu Kemenparekraf yang terdiri dari Direktorat MICE dan MICE Center PNJ bekerja untuk menyusun strategi subvention MICE ini.
2️⃣ Pemaparan oleh Bapak Muhammad Iqbal Katik mengenai Benchmark Progran Subvensi yang dilakukan dari 4 negara, yaitu Taiwan, Vietnam, United Kingdom dan Austria. :
▪️ Taiwan : mewakili negara di Asia Pasifik yang memiliki jumlah meeting yang banyak
▪️Vietnam : saat ini pertumbuhan MICE Vietnam sedang meningkat
▪️Austria : sebagai negara dengan meeting terbanyak sesuai data ICCA
▪️United Kingdom : mewakili negada Eropa
3️⃣ Sesi Diskusi yang dipandu oleh fasilitator Bapak Muhammad Iqbal Katik. Pembahasan dibagi menjadi 3 bagian yaitu : Pre Event, During Event dan Post Event
A. Pre Event
▪️Pada pre event yang diharapkan adalah tentunya bidding preparation yang bisa disupport secara jelas. Kalau melihat contoh negara lain ada kejelasan terkait jumlah orang yang bisa dibawa akan mendapatkan reward berupa nominal yang jelas juga.
▪️Dibutuhkan respon cepat untuk menanggapi jika ada info atau permohonan terkait dukungan pada event MICE karena jika menunggu lama, penyelenggara akan pindah ke negara lain.
▪️Sebelum proses bidding dibutuhkan juga dukungan untuk networking baik secara formal maupun informal dan bisa dilakukan pada sela-sela event yang sedang berlangsung, agar penyelenggara bisa tertarik membuat event selanjutnya ke Indonesia.
▪️Terkait data base potensial asosiasi meeting 5 tahun kedepan dapat dilihat dan diambil pada web ICCA kecuali untuk meeting government.
▪️Cara untuk menangkap pasar yang paling baik adalah dengan sering mengikuti trade show paling tidak bisa mendapatkan potential lead.
▪️Convention Bureau sangat diperlukan pada saat bidding karena melihat negara lain yang melakukan bidding biasanya adalah convention bureau nya sehingga mendapatkan kepercayaan lebih dari penyelenggara. Diharapkan convention bureau bisa aktif dan melaksanakan tusi seharusnya dan sebaiknya convention bureau diketuai oleh professional.
▪️Selain itu negara lain juga sering memberikan dukungan atau gimmick- gimmick sementara di Indonesia harus dikonfirmasi terlebih dahulu. Sehingga dibutuhkan komitmen dari pemerintah apakah pemerintah akan mendukung secara penuh.
▪️Selama ini pelaku industri selalu bekerjasama dengan DMC lain untuk bisa ikut tradeshow agar dapat mendapatkan lead.
▪️Harus ada satu kebijakan menjadi satu strategi yang komprehensif untuk pendukungan industri MICE Indonesia.
▪️Satu hal yang penting adalah bagaimana kita bisa mendapat satu informasi dari seluruh destinasi MICE di Indonesia. Data dan informasi terkait fasilitas MICE diseluruh destinasi yang lengkap.
▪️Selain itu dibutuhkan SDM yang berkualitas sehingga perlu ada pelatihan-pelatihan SDM
▪️Sales mission perlu diaktfifkan kembali agar marketnya lebih terarah.
▪️Subvention ini dibutuhkan khususnya pada pandemi ini, akan tetapi tidak semua kegiatan MICE membutuhkan dukungan dana, tergantung juga pada kegiatan MICE
▪️Seperti event-event MICE besar yang dibutuhkan adalah bagaimana mempermudah kedatangan delegasi ke Indonesia seperti pengurusan Visa terutama untuk negara-negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia.
▪️Selain itu dukungan promosi juga sangat diperlukan karena bisanya membutuhkan biaya yang besar
B. During Event
▪️Dukungan pada persiapan sampai pelaksanaan yang harus difikirkan adalah kualitas eventnya pada saat pelaksanaan seperti peralatan yang digunakan, fasilitas venue, dll. termasuk juga SDM yang berkualitas.
▪️Jaringan internet jika menggunakan provider nasional sangat mahal sehingga untuk mereduce budget biasanya penyelenggara menggunakan provider yang berbeda tapi akan mempengaruhi kualitas jalannya event itu sendiri. Dari venue sendiri menyediakan fiber optik tinggal user mau pakai internet providernya yang mana.
▪️Biasanya untuk kebutuhan khusus dari delegasi akan di provide oleh penyelenggaranya langsung, contohnya fasilitas untuk disabilitas.
▪️Jika akan ada sebuah event besar yang diselenggarakan, pemerintah daerah akan berkoordinasi dengan unit-unit terkait seperti : telkom, imigrasi, PLN, dll. sesuai kebutuhan.
▪️Untuk itu dihimbau juga kepada para penyelenggara event yang akan dilaksanakan di Bali tolong disampaikan kepada pemerintah daerah agar dapat dikoordinasikan.
▪️Untuk promosi seperti pemasangan billboard, umbul-umbul masuk ke wilayah pemerintah kabupaten. Pemerintah juga biasanya memiliki spot-spot free yang bisa dimanfaatkan.
▪️Dibutuhkan kemudahan permit dan perizinan sekarang menunggu satgas covid sehingga proses lebih lama
▪️Flight ke denpasar masih sedikit dari luar negeri dan mahal akhirnya berdampak pada produksi kecil budgetnya.
▪️Promosi juga dibutuhkan saat tradeshow dan sales mission,
▪️Biasanya event pemerintahan selalu mepet persiapannya sehingga agak menyulitkan PCO dalam persiapannya. Termasuk biaya rapat koordinasi biasanya tidak diperhitungkan.
▪️Dibutuhkan penyambutan khusus seperti pasang banner, hospitality desk di bandara sehingga delegasi merasa disambut. Selain itu juga dibutuhkan arrangement di airport ini alur dan prosedurnya.
C. Post Event
▪️Pemerintah harus mengambil peran, ada spouse program, dan bisa juga dengan free tiket masuk ke objek wisata yang termasuk dalam spouse program tersebut, selain itu diberikan dukungan famtrip untuk transportasi atau farewell dinner .
▪️Dibutuhkan kemudahan pengiriman dan bea cukai logistik kembali ke negara asal seperti pada exhibtion atau pada event meeting seperti plakat yang harus dibawa kembali karena pesertanya tidak hadir.
▪️Keistimewaan yang bisa kita berikan diharapkan bisa menjadi hal berkesan bagi delegasi.
▪️Saat ini Pemda Bali sedang menyusun reward bagi perusahaan yang sudah membawa penyelenggaraan event ke Bali
▪️Maintain networking dengan penyelenggara event yang sudah berlangsung juga sangat baik seperti company MLM biasanya pesertanya akan bergantian sehingga penyelenggaraan bisa saja di destinasi yang sama atau tetap di Indonesia dengan kota yang berbeda.
▪️Promosi event setelah event exposure bagi hotel yang biasa di lakukan secara personal (corporate)
▪️Promosi tidak hanya melalu medsos saja, sales mission, tradeshow
4️⃣ Kesimpulan
▪️Bentuk Dukungan yang diharapkan :
1. Peningkatan Kapasitas SDM
2. Penigkatan Kapasitas dan Kualitas Venue
3. Dukungan Bidding (corporate, assoation)
4. Marketing dan Promosi (alat promosi, sales mission, trade show, platform promosi)
5. Privilege access (discount service / product)
6. Financial Grants
7. Kemudahan CIQ (Kepabeanan, Keimigrasian dan Karantina)
5️⃣ Penutup Oleh Ibu Dini Oktaviyanti, Koordinator Kajian Strategis III
6️⃣ Tindak Lanjut
Selanjutnya akan dilaksanakan FGD Penyusunan Kajian Subvention di Surabaya tanggal 29 Juni 2022
Laporan disusun oleh Amelya Januarysta dan Tim
