Kegiatan Rapat Monitoring dan Evaluasi Event Daerah Semester I yang dilaksanakan pada Selasa, 28 Juni 2022 di MNC x Colega Coworking Space, Menteng, Jakarta Pusat.
Kegiatan ini dihadiri oleh:
1. Ibu Rizki Handayani, Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events)
2. Bapak Reza Fahlevi, Direktur Event Daerah
2. Ibu Diana Tikupasang, Koordinator Event Daerah Wilayah 1
3. Ibu Diana Indriati, Koordinator Event Daerah Wilayah 2
4. Subkoordinator dan Staf di lingkungan Direktorat Event Daerah
Moderator : Debby Sharon
Founder dari Backstager ( Komunitas Event Organizer Indonesia ) dan Kurator KEN
*️⃣ Maksud dan Tujuan Penyelenggaraan Kegiatan:
– Melakukan Evaluasi terhadap Event Event dari Direktorat Event Daerah yang sudah berjalan
– Meningkatkan efektifitas dalam pelaksanaan tugas dan kebijakan teknis Direktorat Event Daerah
*️⃣ Rangkaian Pelaksanaan Kegiatan:
1️⃣ Sambutan dan Pembukaan dari Bapak Reza Fahlevi, Direktorat Event Daerah yang menyampaikan:
Acara ini diharapkan dapat memberikan manfaat untuk meningkatkan kualitas event daerah kedepannya karena setelah dilaksanakannya 23 event KEN dan event daerah lainnya selama 2022 terdapat banyak fakta yang ditemukan di lapangan yang harus kita diskusikan bersama. Diantaranya temuan temuan seperti pelaksanaan yang berbeda dari proposal, kurang lancarnya proses perencanaan dan koordinasi yang sering kali mengalami kendala sehingga mempengaruhi eksekusi event di lapangan.
2️⃣ Sambutan dan arahan dari Ibu Rizki Handayani, Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) yang menyampaikan:
– Kegiatan hari ini merupakan kesempatan untuk menyampaikan hasil pengamatan dan kendala yang dihadapi dalam pendukungan KEN dan event daerah lain selama 2022.
– Pelaksanaan event harus memiliki tools evaluasi yang digunakan untuk memberikan penilaian strategis dan konten pada suatu event, supaya tujuan penyelenggaraan event bisa mendatangkan wisatawan, bukan hanya sebatas menonjolkan kebudayaan daerah.
– Kemenparekraf perlu mengarahkan agar event daerah berfokus pada peningkatan kunjungan wisatawan.
3️⃣ Paparan Hasil Monitoring dan Evaluasi Event Daerah :
Peserta Kegiatan diminta untuk menyampaikan hasil evaluasi dan saran atas event-event daerah (KEN & Non KEN) yang sudah berjalan. Metode yang dilakukan adalah dengan mengumpulkan event-event KEN dan Non-KEN yang sudah terlaksana dan melakukan pemilihan secara acak menggunakan spinwheel, PIC event tersebut akan diminta untuk menyampaikan hasil evaluasinya. Permasalahan yang paling sering dihadapi adalah keterlambatan acara, sulitnya melakukan koordinasi dengan Dinas maupun penyelenggara, kualitas teknis, desain yang tidak representatif dan komitmen penyelenggara terhadap event yang dirasa kurang.
4️⃣ Penyampaian Hasil Survei Evaluasi DEDA dan Diskusi
Sebelum dilaksanakannya kegiatan, masing masing peserta acara diminta untuk mengisi kuisioner secara online yang terdiri dari poin-poin tahap pendukungan event.
Berdasarkan hasil survei tersebut ditemukan beberapa kendala yang ada dalam proses pendukungan event dan menjadi bahan diskusi, diantaranya :
– Permohonan dan Persiapan Pendukungan Event : kendala yang sering dihadapi adalah proposal yang tidak lengkap, konsep acara yang standar, dan banyaknya event tidak terencana yang diajukan sehingga waktu persiapan pendukungan sangat singkat.
– Pelaksanaan Pendukungan Event : kendala yang sering dihadapi adalah rangkaian acara yang tidak dilaksanakan tepat waktu, pengaturan crowd management yang kurang, dan eksekusi event yang sangat berbeda dengan proposal atau presentasi awal.
– Evaluasi Pendukungan Event : kendala yang sering dihadapi adalah tidak adanya format evaluasi yang baku.
5️⃣ Arahan Bapak Reza Fahlevi, Direktur Event Daerah
– Event daerah sekarang ini masih belum memperhatikan kebutuhan para wisatawan yang berkunjung, seringkali penyelenggara tidak memperhitungkan kegiatan lain yang bisa dilakukan wisatawan di lokasi event.
– Proses koordinasi belum membahas mengenai substansi event melainkan hanya berfokus pada RAB yang bisa didukung. Selain materi, Kemenparekraf seharusnya dapat memberikan masukan atau wawasan tambahan untuk pengembangan event misalnya referensi desain visual panggung.
– Selama ini monitoring yang dilakukan hanya berfokus pada acara pembukaan saja, padahal untuk memberikan evaluasi yang baik dibutuhkan monitoring di rangkaian kegiatan selanjutnya.
– Kemenparekraf harus bisa memfasilitasi networking penyelenggara dengan komunitas-komunitas di luar agar jangkauannya lebih luas sehingga dapat meningkatkan kualitas dan promosi event.
6️⃣ Arahan Ibu Rizki Handayani, Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events)
– Kita sepertinya perlu membagi event kedalam 3 kategori yaitu Event Dinas, Event Komunitas dan Event Budaya (ritual), ketiga event tersebut memiliki sifat yang berbeda sehingga penanganan yang dibutuhkan harus disesuaikan.
– Untuk Event yang dilaksanakan oleh Pemda, kita dapat melakukan pendekatan strategis yaitu dengan mengarahkan mereka untuk berfokus pada tujuan event yaitu menggerakan perekonomian daerah melalui event.
– Untuk event yang dilaksanakan oleh Komunitas rata-rata sudah memiliki konsep dan tujuan yang jelas, sehingga dalam hal ini yang bisa kita lakukan adalah dengan berfokus pada peningkatan promosi dan mempermudah urusan perizinan agar event tersebut menjadi lebih besar.
– Agar tim DEDA memiliki pengalaman event yang beragam kedepannya pembagian PIC harus lebih diperhatikan, sehingga tim DEDA dapat mengimplementasikan hal-hal baik yang ia temui di event satu ke event lainnya.
– Dukungan dari Kemenparekraf haruslah difokuskan pada item-item yang dapat meningkatkan kualitas event dan perbaikan konsep event.
Kemenparekraf memiliki kuasa atas item yang didukungnya dalam event tersebut dan hal tersebut harus dimanfaatkan untuk memasukkan “warna” Kemenparekraf ataupun meningkatkan kualitas event tersebut.
– Dalam pendukungan dan pendampingan event dapat dilakukan kolaborasi dengan komunitas-komunitas di daerah, komunitas-komunitas event, dan berbagai pihak lain seperti universitas.
– Dalam proses pendukungan event harus ada sesi brainstorming antara Kemenparekraf, penyelenggara, PCO dan tenaga ahli untuk membahas mengenai konsep event dan dukungan yang bisa diberikan.
– Pemilihan PCO untuk penanganan event haruslah lebih diperhatikan, apabila memungkinkan setelah penunjukan langsung, PCO pun tetap harus melakukan presentasi mengenai konsep konsep yang akan dibawanya.
– Hasil meeting dengan penyelenggara haruslah dicatat ke dalam log book yang dapat menjadi bahan evaluasi event kedepannya
– Untuk beberapa event dapat dikirimkan tim advance yang berangkat beberapa hari sebelum event untuk melakukan pengecekan ke lokasi dan memantau progres persiapan event.
– Agar evaluasi dapat dilakukan dengan baik haruslah dibuat matriks evaluasi yang disesuaikan dengan jenis event dan penyelenggaranya. Form evaluasi harus memuat hal hal strategis seperti perputaran ekonomi dari penyelenggaraan event selain hal hal teknis.
– Hasil evaluasi harus disampaikan melalui surat resmi kepada penyelenggara event untuk perbaikan event mereka kedepannya
*️⃣ Kesimpulan dan Tindak Lanjut:
🔹 Berdasarkan hasil evaluasi terhadap event-event yang sudah berjalan, diperlukan penyesuaian dalam proses pendukungan event agar bisa lebih meningkatkan kualitas event.
🔹 Event daerah harus bisa diarahkan agar bisa memenuhi tujuan strategis seperti mendatangkan wisatawan dan juga menggerakan perekonomian di sekitarnya.
🔹 Catatan kurator dapat digunakan untuk menjadi panduan dalam proses brainstorming persiapan event.
🔹 Diperlukan pembentukan matriks evaluasi event daerah, hal ini juga harus disampaikan kepada penyelenggara dan dinas dinas sebagai acuan untuk penyelenggaraan event selanjutnya.
🔹 Sebagai tindak lanjut, perlu diadakan kembali diskusi terkait promosi dan strategi pengembangan event yang berdampak pada peningkatan kapasitas.
