kegiatan Workshop Identifikasi Standar Operasional Prosedur (SOP) yang dilaksanakan pada Senin, 20 Juni 2022 di Hotel Ibis Style, Tanah Abang, Jakarta.
Kegiatan ini dihadiri oleh:
1. Bapak Reza Fahlevi, Direktur Event Daerah
2. Ibu Diana Tikupasang, Koordinator Event Daerah Wilayah 1
3. Ibu Diana Indriati, Koordinator Event Daerah Wilayah 2
4. Subkoordinator dan Perwakilan Staf di lingkungan Direktorat Event Daerah
5. Perwakilan Sekretaris Deputi PWPK
6. Perwakilan Direktorat Event Nasional Internasional
7. Perwakilan Manajemen Strategis I
8. Perwakilan Kajian Strategis III
Narasumber dan Tim Penyusun SOP:
Bpk. Raymond Hadisubrata (IDE Learning)
*️⃣ Maksud dan Tujuan Penyelenggaraan Kegiatan:
– Memahami konsep SOP
– Memahami peraturan terkait SOP
– Menyusun kebutuhan SOP Direktorat Event Daerah (DEDA)
*️⃣ Rangkaian Pelaksanaan Kegiatan:
1️⃣ Sambutan dan Pembukaan dari Bapak Vicky Apriansyah, Subkoordinator Strategi Event Daerah, yang menyampaikan:
– Agenda hari ini merupakan tindak lanjut Penyusunan Proses Bisnis Direktorat Event Daerah yang pada sesi diskusi sebelumnya telah disepakati draft pemetaan proses bisnis DEDA. Pemetaan proses bisnis tersebut selanjutnya akan dituangkan dalam Standard Operasional Procedure (SOP) pada sesi diskusi hari ini.
2️⃣ Pemaparan dari Narasumber, Bpk. Raymond Hadisubrata (IDE Learning), mengenai peta proses bisnis DEDA sebagai hasil sesi diskusi sebelumnya. Peta proses bisnis tersebut terdiri dari tujuh tahapan, yaitu: Identifikasi Kebutuhan Events, Perencanaan Events, Penyelenggaraan Events, Pendukungan Events, Pendampingan Events, Evaluasi Pelaksanaan Events, dan Peningkatan Kapasitas SDM Events. Pemaparan kemudian dilanjutkan dengan materi mengenai pengertian SOP, contoh, peraturan terkait (PermenPAN no. 35/th. 2012), jenis, format, dan siklus penyusunan SOP.
3️⃣ Setelah peserta memahami materi terkait SOP, acara dilanjutkan dengan sesi diskusi kelompok yang dipandu oleh Bpk. Raymond Hadisubrata. Peserta workshop dibagi menjadi 7 (tujuh) kelompok yang masing-masing terdiri dari 3-4 orang untuk mengidentifikasi SOP yang dibutuhkan pada Proses Bisnis DEDA. Berdasarkan diskusi dapat diidentifikasi sebanyak 15 SOP yang dibutuhkan, sebagai berikut:
A.Identifikasi Kebutuhan Events
1.SOP Perencanaan Penyelenggaraan Event DAerah
2.SOP Telaah Proposal Event Daerah
3.SOP Kurasi Event Daerah
4.SOP Penetapan Event Daerah
B.Perencanaan Events
5.SOP Perencanaan Events
C.Penyelenggaraan Events
6.SOP Promosi Event Daerah
7.SOP Penyelenggaraan Event Daerah
D.Pendukungan Events
8.SOP Pendukungan Promosi Event Daerah
9.SOP Pendukungan Pelaksanaan Event Daerah
E.Pendampingan Events
10.SOP Pendampingan Events
F.Evaluasi Pelaksanaan Events
11.SOP Evaluasi Pelaksanaan Events
G.Peningkatan Kapasitas SDM Events
12.SOP Perencanaan dan Koordinasi Kegiatan Peningkatan Kapasitas
13.SOP Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan SDM Event Daerah
14.SOP Pelaksanaan Kegiatan Inkubasi SDM Event Daerah
15.SOP Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan ASN Daerah
4️⃣ Arahan Bpk. Reza Fahlevi (Direktur Event Daerah):
a. Penyusunan SOP diperlukan sebagai panduan dan standar dalam rangka meningkatkan kualitas event daerah.
b. Penyusunan SOP juga diperlukan untuk menjaga akuntabilitas DEDA dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.
c. Pentingnya penggunaan bahasa yang mudah dipahami umum dalam pemberian judul SOP sehingga bukan hanya dimengerti oleh internal DEDA.
*️⃣ Kesimpulan dan Tindak Lanjut:
🔹 Proses Bisnis DEDA disusun berdasarkan kebutuhan akan panduan dalam penyelenggaraan proses bisnis dalam rangka meningkatkan kualitas event daerah.
🔹 Berdasarkan pemetaan proses bisnis event daerah dan identifikasi kebutuhan SOP, didapatkan 15 SOP yang diperlukan penyusunannya.
🔹 Sebagai tindak lanjut, dari 15 SOP yang berhasil diidentifikasi tersebut dipilih 10 SOP yang akan diprioritaskan untuk disusun terlebih dahulu.
