Tanggal : 31 Mei – 1 Juni 2021
Lokasi : Hotel Novotel Manado, Sulawesi Utara
Rapat Koordinasi Pendukungan Event Daerah Provinsi Sulawesi Utara & Provinsi Gorontalo, yang dilaksanakan pada hari Senin-Selasa, 31 Mei – 1 Juni 2021, di Hotel Novotel Manado.
Yang dihadiri oleh:
- Ibu Rizky Handayani – Deputi PWPK
- Bapak Reza Fahlevi – Direktur Event Daerah
- Tim Kurator :
∙ Galih Sedayu (Kurator Bidang Ekraf)
∙ Debora Saron (Kurator Bidang Manajemen Event)
- Ibu Masruroh – Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi, dan Pameran (MICE) 5. Bapak Henry Kaitjily – Kepala Dinas Pariwisata Provinsi Sulawesi Utara
- Kepala Dinas dr 26 dinas Pariwisata Kabupaten/Kota Provinsi Sulawesi Utara & Gorontalo /yang mewakili
- Tim direktorat Event Daerah
Berikut kami laporkan jalannya kegiatan :
Hari 1: Senin, 31 Mei 2021
❖ Laporan kegiatan oleh Direktur Event Daerah – Bapak Reza Fahlevi
Dari keseluruhan undangan 26 Dinas Pariwisata Kabupaten/Kota Provinsi Sulawesi Utara dan Gorontalo, hadir 25, hanya 1 Dispar Kab. Pohuwato yang berhalangan hadir
Tujuan Rapat Koordinasi Pendukungan Event Provinsi Sulawesi Utara dan Gorontalo ini : a. Mengkoordinasikan pelaksanaan event daerah dari Provinsi Sulawesi Utara dan Gorontalo dalam rangka meningkatkan kualitas event daerahnya.
- Update waktu pelaksanaan event
- Perbaikan MAPS dan RAB ter-update sesuai arahan Kurator
- Usulan event agar mengikuti prosedur dengan mengisi Formulir Pendaftaran Kegiatan (Event), disesuaikan dengan Juknis Pendukungan Event dan poin-poin yang menjadi perhatian Kurator.
Persiapan usulan event yang akan diajukan untuk KEN 2022, diharapkan perencanaanya lebih baik, lebih rinci, dan disesuaikan dengan hasil evaluasi penyelenggaraan event di tahun sebelumnya. Agar masing-masing Dinas Pariwisata Provinsi turut membantu untuk mengkurasi event di Kabupaten/Kotanya, sebelum diajukan ke pusat.
Harapannya dengan dilaksanakan rakor ini agar dapat bersinergi antara daerah (Provinsi Sulawesi Utara dan Gorontalo) dengan pusat.
❖ Sambutan dan arahan serta membuka acara oleh Ibu Deputi
∙ CoE sekarang disebut menjadi Karisma Event Nusantara (KEN), tujuannya mengubah persepsi dan perbaikan kualitas event daerah.
∙ Arahan Menparekraf : kolaborasi pentahelix sangat penting. Oleh karena itu harus ada CEO commitment dari tiap daerah untuk mendukung dan support.
∙ Event harus sustainable , berkembang dari sisi seni budaya, dan berdampak secara ekonomi. ∙ Agar dinas daerah mampu mengindentifikasi skala event.
∙ Begitu juga dengan Kemenparekraf harus menentukan KPI yang sesuai tugas & fungsi. Karena ada begitu banyak proposal dari berbagai minat dan topik, harus dipilah, karena itulah ada proses kurasi.
∙ Mengimbau Kadis dan Kabid tiap daerah untuk benchmarking ke provinsi lain yang sudah punya event yang berkualitas. Sebagai contoh Jember Fashion Carnival (JFC), adalah event kreatif yang awalnya muncul tanpa dukungan pemerintah tapi karena konsepnya yang matang, mampu menjadi sustainable event yang tetap dapat terus berjalan bahkan tanpa dukungan pemerintah. Tidak perlu meniru gaya event yang sudah ada, tapi harus punya konsep yang lain yang mengangkat budaya lokal, mengembangkan ideas, perlu mengundang pelaku event dari pusat atau profesional yang bisa dibantu oleh pemerintah pusat. Silakan mengajukan konsep.
∙ Untuk mengkonsep event, perlu sudut pandang entertainment karena untuk menarik minat publik, harus berkolaborasi dengan pelaku event dan pekerja kreatif.
∙ Event harus melibatkan masyarakat, meningkatkan kunjungan wisatawan dan meningkatkan PAD.
∙ Saran/arahan :
o Daripada event kecil tingkat daerah/kabupaten, lebih baik kolaborasi beberapa Kabupaten, dijadikan event yang besar yang lebih matang dan berdampak lebih signifikan. o Mengembangkan ide konsep dengan mengangkat local uniqness. Kemenparekraf dengan senang hati untuk mendukung dengan mengadakan tenaga SDM professional untuk membantu mengembangkan konsep dan menaikkan kelas event daerah.
∙ Harapannya : Setidaknya ada 1 atau 2 event besar yang accessable dan sustainable di tiap provinsi.
❖ Paparan Event oleh Provinsi Sulawesi Utara : Bapak Henry Kaitjily (Kepala Dinas Pariwisata Provinsi Sulawesi Utara)
Sangat mengapresiasi tujuan Rakor ini untuk sinergitas antara pusat dan daerah. Ada 5 event dari provinsi Sulawesi Utara, sebagai berikut :
1) Festival Bunaken : 18-21 November 2021
Akan dilaksanakan secara hybrid/live streaming. Mengangkat concern mengenai lingkungan, isu tentang konservasi yang diangkat sebagai event utama (angle utama).Mempromosikan 48 diving spot, diving coral/marine reservation, dan Gerakan bersama membersihkan sampah yang dibawa badai.
2) Mangatasik Underwater Photo Competition : 17-21 Agustus 2021 (menjadi) 11-14 Oktober 2021
3) Festival Pesona Selat Lembeh : 6-10 Oktober 2021
4) Likupang Marine Tourism Festival : 30-31 Oktober 2021
5) Tomohon International Flower Festival (TIFF)
TIFF tahun ini sudah didaftarkan HAKInya, milik Pemerintah Kota Tomohon.
Tapi karena ada kekuatiran akan minat masyarakat Tomohon yang ‘haus hiburan’ akan datang membludak. Mengingat juga kejadian festival di India baru-baru ini menyebabkan cluster Covid, sehingga walikota Tomohon kuatir. Sehingga memutuskan untuk tidak dilaksanakan tahun ini. Harapannya tahun depan dapat dilaksanakan dengan lebih spektakuler.
#Komentar/Arahan Ibu Deputi
Daripada berupa parade kendaraan hias bunga, akan jauh lebih tinggi news value-nya jika disosialisasikan kepada masyarakat agar seluruh kota dihias dengan bunga, konsep flower week lalu divideokan dengan drone dan dipublikasikan, bisa jadi viral yang positif.
❖ Paparan Event Pariwisata Provinsi Gorontalo : Ibu Ivonela Reane Larekeng (Kabid Promosi dan Pemasaran – Dinas Pariwisata Prov Gorontalo)
Visi ke-7 Prov. Gorontalo : “Pariwisata yang lebih mendunia”
Event unggulan Prov. Gorontalo sebagai berikut:
1) Gorontalo Karnaval Karawo, 5-6 Oktober 2021
2) Jelajah Wisata Sulawesi, 20-27 Juni 2021
3) Lomba Foto Underwater, Juli 2021
4) Festival Pesona Danau Limboto – isu strategis penyelamatan danau nasional 5) Festival Pesona Saronde – tempat singgah yacht
6) Festival Taman Laut Olele
7) Festival Pesona Boalemo
8) Festival Pesona Benteng Otanaha, 21-22 Agustus 2021
9) Festival Torosiaje 2021
Yang lolos KEN 2021 antara lain:
1) Gorontalo Karnaval Karawo
Melihat kembali kerajinan lokal sulaman karawo handmade, membuat motif baru. Akan dicoba dikolaborasikan dengan kain tradisional daerah lainnya.
Desainer lokal yang mengikuti New York Fashion Week, Tethuna (brand yang mengolah busana dengan detail Sulaman Karawo dan didukung oleh Bank Indonesia Gorontalo) yang diminati oleh Emilia Erdogan (Istri Presiden Turki).
Kuliner – kue kering karawo
2) Festival Pesona Saronde
Saat ini Pulau Saronde sedang dalam kondisi lockdown. Harapannya pada waktu pelaksanaan event sudah zona hijau.
3) Festival Pesona Boalemo
Diinfokan untuk upaya penerapan prokes CHSE, bahwa Provinsi Gorontalo mengajukan pengadaan alat Genose ke Bapeda, dan disetujui.
❖ Opini Dinas Kabupaten/Kota
∙ Minta agar proses kurasi/presentasi terbuka (bisa saling melihat presentasi daerah/event lain).
∙ Informasi KPI Kurasi KEN.
∙ Mohon agar Menparekraf dapat memberi ‘kemudahan’ untuk memberi ijin penyelenggaraan event.
Hari 2: Selasa, 1 Juni 2021
Paparan materi :
1) Paparan Pendukungan Event Daerah oleh Pak Reza (Direktur Event Daerah). Tanggapan :
∙ Kadisparprov Sulawesi Utara – Bpk. Henry Kaitjily
Inginnya ada pendampingan yang terus menerus dari Kurator/Profesional.
Imbauan Kadispar Sulut kepada disapar Kab/Kota yang hadir :
o Bahwa sekarang targetnya bukan lagi massive-nya tapi kualitas event.
o Komitmen Kepala Daerah
o Memastikan lagi tanggal pelaksanaan dan segera laporkan ke Kemenparekraf agar bisa segera ditindaklanjuti.
2) Paparan oleh : Galih Sedayu
∙ Ekraf adalah ekonomi yang berbasis ilmu pengetahuan.
∙ Kalau dulu sebelum pandemi, ke-massive-an pengunjung adalah target utama. Tapi berbeda setelah ada pandemi, prokes CHSE adalah keharusan.
∙ Harus memahami dengan skala prioritas. Concern-nya : Enjoyment, experiment, engagement, empowerment
∙ Pendampingan Event untuk meningkatkan kualitas event.
∙ Saran : saat-saat ini lebih baik berkolaborasi daripada berkompetisi.
∙ Sebagaimana arahan Ibu Deputi, mengenai pentingnya narasi/story telling untuk mewartakan berita baik di Indonesia.
∙ Memanfaatkan teknologi digital.
∙ Eksplorasi nilai lokal dengan kreatifitas. Manfaatkan hal-hal yang ada di sekitar. ∙ Mungkin perlu memetakan potensi daerah.
∙ Rekayasa fisik : membangun infrastruktur.
∙ Rekayasa sosial, itu yang sulit. Perlu pendekatan personal untuk dapat mengerakkan/memotivasi masyarakat untuk berkontribusi.Sinergi itu penting. ∙ Penyelenggara Event harus punya visi agar event-nya dapat meninggalkan jejak positif.
3) Paparan Bidang Manajemen Event, oleh Debora Saron
∙ Main Activity, bagaimana me-manage event agar menarik dan sustainable. Menyesuaikan target dan treatment-nya. Target yang berbeda, treatment yang berbeda. Pengalaman menjadi kesan dan kenangan, itu yang harus selalu diperhatikan.
∙ Kegiatan utama maksimal 2 event. (tidak dianjurkan terlalu banyak event unggulan dalam rangkaian event)
∙ After movie, juga akan menarik dan menarik viewers. Penting untuk dapat dikemas menarik.
∙ Tahapan event : propose event, pre event, (on) event, post event
∙ Menentukan tipe/genre & waktu pelaksanaan perlu disesuaikan dengan segmen target pengunjung. Lalu eksplorasi konsep event.
∙ Strategi persiapan event : mengidentifikasi dan merencanakan timeline dan struktur. ∙ Sesuaikan Project Director-nya dengan tipe event.
∙ Saran :
o Mintalah bentuk dukungan untuk meningkatkan kualitas event, seperti SDM professional.
o Rencanakan strategi prokes CHSE sebelum minta ijin (Satgas Covid)
o Optimalkan dekorasi budaya lokal (kostum, ornamen, musik, dll)
∙ Perhatikan juga MC, tidak hanya sekedar mengkomunikasikan urutan acara, tapi penting juga kemampuannya untuk menyampaikan narasi pesan yang ingin disampaikan dalam suatu event.
∙ “Event itu tidak bisa diulang” – karena itu perlu direncanakan dan dipersiapkan dengan optimalkan.
∙ Penting untuk mengadakan technical meeting dengan seluruh bagian teknis acara. ∙ Usulan kurasi kedepannya :
o KPI penilaian baiknya disosialisasikan.
o Apabila memungkinkan proses kurasi dibuka (peserta lain diperbolehkan melihat)? o Sebaiknya pembagian wilayah juga dipertimbangkan, terutama kabupaten kabupaten.
o Pendampingan kurator untuk mendampingi proses persiapan event juga dibutuhkan.
o Mohon diperhatikan kualitas EO yang dipilih oleh Kemenparekraf.
o Kegiatan di Gorontalo akan dibuat menjadi rangkaian , jadi waktu akan dekat.
4) Kesimpulan dan penutup – Direktur Event Daerah – Bpk. Reza Fahlevi ∙ Sepakat event yang telah diajukan, update tanggal yang akan menjadi pegangan untuk ditindaklanjuti.TIFF masih tentatif, menunggu keputusan resmi dari pemerintah daerah kota Tomohon.
∙ Sepakat mengenai Penerapan CHSE adalah wajib. Jika perijinan tidak dapat disetujui maka pendukungan Kemenparekraf tidak dapat diberikan.
∙ Konten promosi. Walaupun arahannya small in size, tapi promosinya harus diperkuat dan diusahakan tepat sasaran.
∙ Agar segera melengkapai perlengkapan teknis, dokumen kelengkapan (proposal/MAPS & RAB). Segera dipastikan pembagian komponen untuk didukung.
∙ Silakan jika masih ada usulan proposal segera disampaikan.
