Kegiatan Bimbingan Teknis Implementasi SPBE dalam Pengelolaan Kearsipan dilaksanakan pada hari Jum’at 16 Februari 2024 di Ciputra World Hotel, Surabaya. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan pengelola kearsipan serta mengimplementasikan Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) bidang kearsipan di Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif/Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.
🟣 Kegiatan ini dihadiri oleh:
1. Ibu Ni Komang Ayu Astiti, Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events);
2. Ibu Nurbaety, Kepala Bagian Umum Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events);
3. Bapak Rudy Arnanjaya, Arsiparis Ahli Muda, Direktorat Kearsipan Pusat, ANRI;
4. Bapak Irzani, Arsiparis Ahli Muda, Biro Umum, Hukum, dan Pengadaan;
5. Para Ketua Tim Pokja Tata Usaha di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) yang berbahagia;
6. Para peserta kegiatan Bimbingan Teknis Implementasi SPBE dalam Pengelolaan Kearsipan di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) yang berbahagia.
🟣 Rangkaian Kegiatan:
🔹 Registrasi peserta;
🔹 Menyanyikan bersama lagu kebangsaaan Indonesia Raya dilanjutkan pembacaan doa;
🔹 Peserta Bimbingan Teknis Implementasi SPBE dalam Pengelolaan Arsip berjumlah 37 orang, yang merupakan para pegawai dan pengelola kearsipan di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events).
🔹 Acara diawali dengan penyampaian pengantar pembukaan oleh Ibu Nurbaety, Kepala Bagian Umum Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events) :
• Beliau menyampaikan bahwa kegiatan ini bertujuan dalam mewujudkan mewujudkan pelayanan administrasi pemerintah di Bidang Kearsipan Dinamis yang berkualitas dan terpercaya di Instansi Pusat. Selain itu Kegiatan ini diharapkan pengelolaan kearsipan pada Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik dalam pengelolaan kearsipan negara.
• Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari kegiatan tahun lalu yang diadakan oleh Biro Umum mengenai pemberkasan arsip. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan informasi terbaru terkait aplikasi SRIKANDI dan sebagai ajang diskusi bagi pengelola kearsipan dalam pelaksanaannya. Kami menyambut baik kegiatan ini terutama dengan hadirnya para narasumber yang kompeten di bidangnya.
• Besar harapan kami para peserta kegiatan ini dapat berpartisipasi aktif sehingga pertemuan kali ini memberikan manfaat pada pengelola aplikasi SRIKANDI di lingkungan Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events), sehingga hasil dari kegiatan ini dapat dijadikan informasi dalam pemanfaatan aplikasi SRIKANDI kedepannya.
🔶 Materi : Pemberkasan Aplikasi SPBE terkait Aplikasi SRIKANDI oleh Bapak Rudy Arnanjaya, Arsiparis Ahli Muda, Direktorat Kearsipan Pusat, ANRI.
• Instansi yang melakukan pengembangan versi 3 SRIKANDI adalah Arsip Nasional, sedangkan versi sebelumnya dilakukan oleh Kominfo.
• Ada beberapa fitur yang harus dipahami dari versi 3 SRIKANDI ini.
• Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media.
• Dalam pengarsipan manual maka setelah selesai kegiatan, segera serahkan ke central file.
• Pengarsipan laporan kegiatan dilakukan maksimal dalam kurun waktu 5 tahun sedangkan laporan keuangan lebih dari 10 tahun.
• Mohon catat dulu berkas yang dikeluarkan tahun ini, lalu urutkan, dan masukkan ke aplikasi SRIKANDI.
• Bagian tata usaha harus membuat folder arsip.
• Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
• Pemeliharaan arsip merupakan hal yang sangat penting.
• Pemberkasan JRA, inaktif masuk, lalu pindahkan ke unit kearsipan lalu serahkan ke arsip nasional.
• Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
• Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
• Tim Koordinasi Nasional SRIKANDI antara lain:
1. Arsip Nasional Republik Indonesia;
2. Kementerian PAN RB;
3. Kementerian Komunikasi dan Informasi;
4. Badan Siber dan Sandi Negara;
5. Bappenas; dan
6. Kementerian Dalam Negeri.
• Semua pegawai harus memiliki tanda tangan elektronik.
• Khusus yang fungsional, yang bisa ditandatangi antara lain surat cuti, laporan, telaahan, dan surat keterangan, maka dari itu harus memiliki tanda tangan elektronik.
• Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
• Filling Sistem adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan Kembali dengan mudah dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
• Pemberkasan pada SRIKANDI dilakukan oleh Unit Pengolah terhadap:
1. Arsip Aktif.
2. Arsip Vital.
3. Arsip Terjaga.
4. Arsip Tematik (sesuai kategori, contoh: covid-19, dll).
• Pemberkasan dibagi menjadi dua yaitu series (pemberkasan berdasarkan jenis) dan dosier (pemberkasan berdasarkan urusan).
• Contoh pemberkasan berdasarkan jenis antara lain:
1. Produk Hukum.
2. Keputusan Kepala Tahun 2019.
3. Surat Edaran Tahun 2019.
4. SP2D bulan Januari-Maret 2019.
5. Formulir Peminjaman Arsip tahun 2019.
6. Surat Cuti Tahunan Pegawai 2019, dll.
• Pemberkasan berdasarkan urusan berkaitan dengan kode klasifikasi.
• Perencanaan Pemberkasan terdiri atas beberapa kegiatan, antara lain:
1. Mengidentifikasi arsip yang akan tercipta dari pelaksanaan kegiatan Unit Pengolah setiap tahunnya yang dituangkan ke dalam daftar identifikasi arsip yang akan tercipta; dan
2. Mempersiapkan peralatan Pemberkasan Arsip Aktif (UNTUK MANUAL).
• Pemeliharaan Arsip Aktif terdiri atas:
1. Pemberkasan; dan
2. Penyimpanan.
• Pemberkasan terdiri atas:
1. Pemeriksaan.
a. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan. (Pernyataan selesai/close file).
b. Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dan/atau memverifikasi arsip vital di unit pengolah.
2. Penentuan Indeks.
a. Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas.
b. Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu. Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi arsip pada folder.
3. Penentuan Kode.
Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan kode klasifikasi.
4. Tunjuk Silang.
a. Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi.
b. Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang berbeda media seperti : peta, CD, Foto, Film, dan media lain; dan
c. Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga.
5. Pelabelan.
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.
6. Penyusunan Daftar Arsip Aktif.
• Peran dalam aplikasi SRIKANDI antara lain:
1. Adminstrator Nasional.
2. Adminstrator Instansi.
3. Administrator Satker.
4. Unit Kearsipan.
5. Pencatat Surat Utama.
6. TU/Sekretaris.
a. Merupakan petugas Arsiparis/Pengelola Arsip yang ditunjuk di setiap unit kerja.
b. Secara fungsi ada di setiap unit kerja.
c. Melakukan Registrasi Naskah Masuk dan Keluar.
d. Melakukan setting penomoran naskah dinas.
e. Melakukan setting daftar penandatangan.
f. Melakukan setting daftar verifikator.
g. Melakukan setting daftar tujuan.
h. Melakukan pemberkasan arsip.
i. Melakukan Penutupan Berkas Arsip.
j. Melakukan Pemindahan Arsip Ke Unit Kearsipan.
7. User.
• Foto dan video mulanya merupakan pemberkasan tunjuk silang, namun di SRIKANDI sudah bukan merupakan tunjuk silang lagi karena dapat diinput langsung.
• Dalam pemberkasan di SRIKANDI versi 3, buat foldernya terlebih dahulu, lalu setelah itu diberkaskan.
• Untuk surat yang tidak terlalu penting, disarankan untuk dibuat pemberkasan series.
• Rumus dalam SRIKANDI versi 3 harus diberi spasi, karena berbeda dengan versi sebelumnya.
• Sesi ini dilanjutkan dengan praktik penggunaan SRIKANDI oleh para peserta.
🔶 Tanggapan dan Kesimpulan oleh Bapak Irzani, Arsiparis Ahli Muda, Biro Umum, Hukum, dan Pengadaan.
• Kegiatan ini merupakan salah satu bentuk komitment D6 dalam rangka menindaklanjuti rekomendasi dari Arsip Nasional dan KemenpanRB setelah dilakukan pengawasan kearsipan di tahun 2023.
• Pada tahun 2023 telah dilalukan penilaian oleh ANRI bahwa di akhir tahun 2023 nilai pengawasan di lingkungan Kemenparekraf/Baparekraf naiknya cukup besar. Dalam hal ini, pihak eksternal dari ANRI menilai Kemenparekraf/Baparekraf melalui Biro UHP dan pihak internal yaitu Biro UHP melakukan penilaian pengawasan kearsipan kepada seluruh unit pengolah (eselon II) di lingkungan Kemenparekraf/Baparekraf.
🔶 Acara ditutup oleh Sekretaris Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events). Beliau sangat mengapresiasi penilaian arsip yang sangat memuaskan pada tahun 2023 dan diharapkan tahun ini mengalami peningkatan nilai. Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE. SPBE ditujukan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya. Kita semua harus mulai mengimplementasikan SPBE ini. Diharapkan Bimtek ini dapat meningkatkan kinerja kita semua melalui implementasi SPBE dalam pengelolaan kearsipan.
