Rapat Koordinasi Persiapan TRAVEX ATF 2023 dan South East Asia Bussiness Event Forum (SEABEF) 2023 diselenggarakan di D.I. Yogyakarta pada tanggal 6-8 Januari 2023.
🔷 Rapat Koordinasi Persiapan SEABEF 2023 tanggal 06 Januari 2023
✅Rapat dihadiri oleh :
1. Ibu Masruroh, Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi, dan Pameran;
2. Bapak Robby Hasan, Koordinator Strategi dan Kemitraan MICE;
3. Ibu Yolanda Caroline, Subkoordinator Kemitraan MICE;
4. Ibu Lanny Setiawati, Subkoordinator Promosi MICE.
5. Tim PT Karma Wi Bangga selaku pihak ketiga.
✅ Poin dalam rapat:
– Perlu dibuatkan logo SEA BEF 2023
– Perlu dibuatkan wall of fame untuk media briefing, juga information corner/stall untuk jejak.in
– penambahan dokumentasi, LED, dan dekorasi (centre piece) di meja peserta berupa akrilik QR Code yang dapat menampilkan seluruh informasi terkait kegiatan ATF secara keseluruhan
– Layout ruangan round table 150 pax, dengan bagian tengah depan adalah meja untuk Pak Menteri
– Materi opening statement Pak Menteri akan mengangkat tentang pencanangan komitmen Indonesia untuk green meetings
– pada saat pembukaan oleh Menparekraf, jejak.in akan diundang untuk mendampingi naik ke atas panggung dan dilibatkan pada acara SEA BEF (konsep dan konten menunggu dari tim MK)
– Souvenir peserta berupa voucher yang dapat dibelanjakan di pameran B2C JEC
– Teknis administrasi akan dibuat guidelinenya seperti ATF.
– Kebutuhan LO untuk mendampingi narasumber, registrasi, dan administrasi
✅ Tindak lanjut:
Konsep dan jadwal acara akan dibahas dengan asosiasi dan industri MICE pada rapat
Senin, 09 Januari 2023 di GDSP
🔷 Rapat Koordinasi Travex ATF 2023 pada tanggal 06 Januari 2023 (zoom meeting)
✅Rapat dihadiri oleh:
1. Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran;
2. Direktur Pemasaran Pariwisata Regional I;
3. Direktur Pemasaran Pariwisata Regional II;
4. Direktur Pemasaran Pariwisata Nusantara, diwakili oleh Koordinator Pemasaran Pariwisata Nusantara area II;
5. Direktur Hubungan Antarlembaga;
6. Direktur Komunikasi Pemasaran, diwakili oleh Koordinator Media Digital dan Subkoordinator Media Ruang;
7. Kadispar DIY
8. Koordinator Strategi dan Komunikasi MICE;
9. PT. Karma Wi Bangga selaku Organizing Committee (OC);
10. Tim Pokja ATF Travex 2023.
✅ Poin dalam rapat:
– Pada sesi B2B exhibitor dan seller terdiri dari ASEAN NTOs, ASEAN Tourism Industries, Travel and Tourism Hospitality Industries, hotels & accommodation industries, TA/TO, serta pelaku MICE
– B2B akan dihadiri 161 sellers, dimana semua negara ASEAN sudah terwakili
– 49 fully hosted buyers, 29 partially hosted buyers dan 31 invited buyers berasal dari 29 negara.
– Pada sesi B2C akan diikuti oleh 75 UMKM
– Kerjasama PT Pos Indonesia dan Sibakul Jogja menyediakan free ongkir ke negara ASEAN dan seluruh Indonesia untuk pembelian produk UMKM pada pameran B2C
– Pada bulan Januari akan finalisasi kurasi UMKM
– Gedung JEC masih terus dilakukan perbaikan, dengan progress perbaikan mencapai 70%
– Publikasi sudah cukup gencar, termasuk melibatkan mahasiswa, termasuk mahasiswa asing di Yogyakarta untuk raising awareness
– Publikasi agar dikoordinasikan juga dengan birkom untuk pre-event menggaungkan event ATF 2023
✅ Tindak lanjut:
akan dilaksanakan rapat lanjutan (rapat rutin 2 minggu sekali)
🔷 Rapat Koordinasi antara Kemenparekraf dengan Pemprov Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) pada tanggal 07 Januari 2023
✅ Rapat dihadiri oleh:
1. Sekretaris Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif / Sekretaris Utama Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif;
2. Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggaraan Kegiatan (Events);
3. Deputi Bidang Sumber Daya dan Kelembagaan;
4. Kepala Biro Komunikasi:
5. Direktur Hubungan Antarlembaga;
6. Direktur Komunikasi Pemasaran;
7. Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran;
8. Kepala Tata Usaha Pimpinan dan Rumah Tangga;
9. Koordinator Strategi dan Kemitraan Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran.
10. Koordinator Media Digital
11. Tim Organizing Committee (OC)
Pemda D.I.Yogyakarta
Kepala Dinas DIY beserta jajarannya.
✅ Poin dalam rapat:
A. Partisipasi Pemda DIY di Pameran Pariwisata Indonesia, yaitu: pemda DIY menyiapkan free ongkir untuk barang-barang UMKM di pameran, Pavilium DIY melibatkan 6 industri pariwisata
B. Dukungan DIY pada merchandise ATF 2023 berupa batik ninik untuk Menparekraf, Outer batik untuk para LO, goodiebag pada acara ceremony, penyediaan showcase UMKM di Official Hotels dan Partner Hotels
C. Dukungan DIY pada publikasi dan promosi ATF dengan menyiapkan media partner yang meliputi: media TV, media lokal, media nasional, media luar ruang, podcast, Vidio dan koordinasi dengan Kemenparekraf (BIRKOM dan Markom)
D. Pendukungan aktivasi pada TRAVEX 2023 berupa Pre tour bagi media dan buyers yang disiapkan oleh masing-masing pemerintah kabupaten se-DIY
E. Kerjasama dengan BI akan dibuat beberapa alternatif pilihan
✅ Tindak lanjut:
Rapat koordinasi teknis akan dilaksanakan kembali pada minggu ke-3 bulan Januari dan akan dipimpin oleh Direktur HAL.
