🔸 Protocol Fair merupakan acara tahunan berskala nasional yang diselenggarakan guna sebagai wadah untuk memfasilitasi protokoler mahasiswa dan pihak yang membidangi keprotokolan dalam mengelola event selama new normal. Pada masa new normal ini sebuah event organizer harus bisa adaptif, kreatif dan inovatif dalam menyelenggarakan suatu event dengan menggunakan strategi – strategi yang sesuai dengan protokol kesehatan. Webinar ini diharapkan mampu memberikan gambaran dan menjadi pedoman bagi pelaksana event, bagaimana event yang diselenggarakan di tengah pandemi dapat berjalan dengan tetap mematuhi protokol kesehatan agar potensi penyebaran covid – 19 dapat diminimalisir.
🔸 Kegiatan ini dihadiri oleh:
● Sub Koordinator Strategi Event daerah, Direktorat Event Daerah, Kemenparekraf/Baparekraf, bapak Vicky Apriansyah, sebagai narasumber;
● CEO PT. Sahabat Pesta Indonesia (Groovy Event Organizer), Bapak Aubrey Julian sebagai narasumber;
● Founder & Project Manager Buana Lentera Utama, Bapak Gustara Sapto Ajie, sebagai moderator.
● Para Panitia dari Korps Protokoler Mahasiswa UNPAD sebagai penyelenggara acara webinar ini.
● Para Peserta Webinar Keprotokolan, EO dan MC yang terdiri dari pegawai instansi pemerintah, kalangan akademisi, dan masyarakat umum.
🔸 Acara dimulai dengan pembukaan oleh MC dan dipimpin oleh moderator untuk dilanjutkan paparan para narasumber.
🔸 Paparan dari Sub Koordinator Strategi Event daerah:
● Ada 3 strategi penyelenggaraan event dalam kondisi kenormalan baru yaitu Adaptasi, Inovasi, dan Kolaborasi. Adaptasi yaitu dengan penerapan standar CHSE untuk setiap penyelenggaraan event sebagai bentuk adaptasi di masa pandemi. Inovasi yaitu dengan pemanfaatan teknologi dalam penyelenggaraan event, sebagai contoh pelaksanaan event online dan event hybrid. Kolaborasi yaitu dengan bekerja sama dengan semua pihak untuk memulihkan sektor parekraf khususnya industri event.
● Buku panduan CHSE mengenai event yang dibuat oleh Kemenparekraf/Baparekraf dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan event yang bertujuan untuk:
– Peningkatan kesadaran masyarakat terhadap kebersihan, kesehatan, dan keselamatan;
– Perubahan pola perilaku dan permintaan wisatawan;
– Dibutuhkan suatu panduan yang dapat memberikan rasa aman serta kepastian sehingga industri event dapat segera bangkit kembali;
– Untuk dapat meminimalisir potensi penyebaran virus Covid – 19 dalam tahapan aktivasi/proses penyelenggaraan mulai dari pre, on dan post event.
● Dalam melaksanakan event hal – hal menjadi perhatian adalah:
– Berkoordinasi dengan pihak terkait yaitu pemerintah daerah, Tim Gugus Tugas Vovid 19, kepolisian Daerah, Dinas Kesehatan Daerah dan instansi terkait lainnya;
– Komunikasi Publik yaitu dengan menyebar luaskan informasi mengenai panduan kepada seluruh pihak terkait dan membuat pertemuan teknis.
🔸 Paparan dari Groovy Event Organizer:
● Dalam kondisi new normal ini membuat para event organizer harus cepat beradaptasi mengikuti kondisi yang ada dan mencari ide – ide kreatif untuk tetap bisa menjalankan event. ● Pemanfaatan teknologi seperti zoom dan youtube menjadi salah satu kunci dalam menjalankan event maupun berkoordinasi dengan para pihak di masa pandemi. Virtual Event menjadi momentum para event organizer untuk bangkit ketika masa pandemi dan bisa memunculkan ide – ide baru.
● Dalam menjalankan event di masa pandemi, hal yg perlu disiapkan dengan matang adalah konsep event, kampanye persiapan di media sosial, engagement, dan CHSE.
🔸 Sesi Tanya Jawab:
● Bagaimana langkah – langkah dari pemerintah dan Event Organizer terkait strategi Komunikasi yang telah di canangkan dapat diterima oleh masyarakat?
– Hal pertama yang harus dilakukan dalam membuat event adalah menentukan dahulu target audience, karena akan berpengaruh dengan materi – materi promosi atau konten publikasinya, Kemudian membuat materi – materi atau konten Publikasi yang harus di publikasikan jauh – jauh hari agar masyarakat mengetahui event apa yang akan dilaksanakan.
● Perlu berapa lama waktu yang dibutuhkan jika ingin membuat satu event yang berkolaborasi dengan beberapa perusahaan/instansi dan kesulitan apa yang ditemui dalam persiapannya?
– Pertama kita harus mengetahui terlebih dahulu konsep event apa yang akan dibuat, jika level event yang akan dibuat itu kecil makan mungkin hanya butuh waktu 1 bulan, kesulitan yang dihadapi biasanya adalah pendanaan, mengapa event butuh waktu lama karena butuh berkolaborasi dengan banyak pihak jika ingin event itu sukses, maka saran kami jika ingin membuat suatu event, konsep event terlebih dahulu harus dimatangkan sehingga pemetaannya untuk berkolaborasi dengan instansi terkait dapat tepat sasaran.
🔸 Kesimpulan dari kegiatan ini:
● Event dapat berjalan namun tetap menjaga protokol kesehatan dan menerapkan CHSE yang telah diatur oleh pemerintah;
● Penyelenggaraan event harus berkolaborasi dengan para instansi terkait;
● Adaptasi, Inovasi, dan Kolaborasi dapat menjadi kunci dalam penyelenggaraan event pada kondisi new normal di masa pandemi.
