Laporan pelaksanaan Rapat Koordinasi Fasilitasi Pendukungan Proses Bidding dan Penyelenggaraan Event MICE International (Destination Wedding Planner (DWP) Congress 2021 di Depok, Jawa Barat sebagai berikut:
🔴 Tujuan
Dalam rangka konsultasi dan koordinasi persiapan lelang kegiatan pendukungan Kemenparekraf sebagai Official Host Partner Destination Wedding Planner (DWP) Congress 2021 pada bulan September 2021 di Bali dan diskusi dalam rangka pembuatan detail KAK dan RAB sebagai syarat pengadaan (lelang) kegiatan pendukungan.
1️⃣ Kegiatan ini dilaksanakan di Burgundy Room, The Margo Hotel Depok, Jawa Barat pukul 09.00 – 17.00 WIB secara hybrid via Zoom Meeting.
2️⃣ Kegiatan ini dihadiri oleh:
a. Ibu Masruroh, Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran (MICE);
b. Ibu Riyanthi Handayani, Sekjen/PIC Bidding INACEB;
c. Bpk. Hosea Andreas Runkat, Wakil Ketua Umum Bidang Venue INACEB;
d. Bapak Ade Muchsin, Auditor Inspektur Kemenparekraf;
e. Ibu Refika Gusmawita, Auditor Inspektur Kemenparekraf;
f. Bpk. Aziz Almadi, Auditor Inspektur Kemenparekraf
g. Ibu Titik Lestari, Koordinator Subdit Pengembangan Jejaring dan Kapasitas MICE;
h. Bpk. Robby Hasan, PPK Dit. MICE;
i. Ibu Nur Fatonah, Subkoordinator Pengembangan Jejaring MICE;
j. Ibu Aryanti Prima Restu, Subkoordinator Pendukungan MICE;
k. Tim Pengadaan Dit. MICE;
l. Staf di lingkungan Subdit Pengembangan Jejaring dan Kapasitas Direktorat MICE.
3️⃣ Sebelum pelaksanaan kegiatan, seluruh peserta melakukan rapid test antigen terlebih dahulu. Bagi peserta, Narasumber, pelaksana dan penyelenggara kegiatan yang dinyatakan non-reaktif dapat melakukan registrasi dan memasuki ruangan untuk mengikuti kegiatan.
4️⃣ Sambutan sekaligus pembukaan oleh Ibu Direktur Pertemuan, Insentif, Konvensi dan Pameran (MICE). Dalam arahannya, berikut poin – poin yang disampaikan:
– Ucapan terima kasih atas partisipasi dan dukungan dalam rapat koordinasi hari ini;
– Beliau menyampaikan maksud dari kegiatan ini sebagai follow up dari pelaksanaan Site Inspection di bulan Mei lalu dalam rangka mendukung kegiatan DWP Congress 2021 yang akan dilaksanakan di Bulan September mendatang;
– Output dari rapat ini diharapkan dapat terselesaikannya dan tersusunnya KAK dan RAB yang siap lelang dalam waktu dekat ini;
– Untuk surat pernyataan terkait pembukaan border/update policy di Indonesia (khususnya Bali) akan dikeluarkan oleh Pemda daerah bukan dari Kemenparekraf;
– Perlu adanya rapat koordinasi lanjutan dengan pihak imigrasi perihal visa.
5️⃣ Tanggapan dari Ibu Riyanthi Handayani, INACEB. Beliau menyampaikan:
– Dari hasil evaluasi pelaksanaan Site Inspection, permasalahan imigrasi menjadi hal yang crucial karena ada issue delegasi India yang sampai saat ini masih dibatasi untuk berkunjung ke Indonesia. Pemahaman kebijakan tersebut harus jelas sesuai dengan term and condition;
– Terkait sponsorship dari pihak Ritz Carlton perlu ditinjau kembali terutama dari tahap penyesuaian harga dan negosiasi;
– Perlu dicek lagi peruntukan visa bisnis pada masa pandemi apakah memang berlaku untuk orang yang melakukan perjalanan bisnis atau hanya ditujukan untuk diplomat dan pejabat;
– Berdasarkan proses dan peluang, pelaksanaan DWP Congress 2021 optimis dapat diselenggarakan.
6️⃣ Tanggapan dari Bapak Hosea Andreas Runkat, INACEB. Beliau menyampaikan:
Pelaksanaan DWP Congress 2021 optimis dapat dilaksanakan dengan beberapa pertimbangan:
1. Sebagai bentuk promosi Bali
2. Membangkitkan semangat para pelaku industri
3. Effort yang dikeluarkan sudah sangat besar
4. Bisnis wedding selama pandemi masih tetap exist dimana Bali juga merupakan destinasi wedding yang favorit.
6️⃣ Kegiatan dilanjutkan dengan diskusi teknis antara tim teknis Dit. MICE, PPK, Inspektorat, Tim Pengadaan Dit. MICE dan INACEB. Diskusi diawali dengan pembahasan point-point KAK secara terperinci dan dilanjutkan dengan penyusunan kembali RAB yang telah disesuaikan.
🔴 Tindak Lanjut
1. Tim teknis Dit. MICE akan merevisi TOR dan RAB sesuai dengan hasil diskusi yang telah dilaksanakan;
2. Akan dilakukan koordinasi dengan pihak Imigrasi terkait dengan visa dan perijinan para calon delegasi DWP Congress 2021;
3. TOR dan RAB yang direvisi akan diselesaikan minggu ini sehingga dapat segera diproses lelang oleh Tim Pengadaan Dit. MICE.
Demikian yang dapat kami laporkan. Terlampir kami sampaikan dokumentasi kegiatan ini.
PIC Pembuat Laporan: Winona Windasmara M, Staf Subdit Pengembangan Jejaring dan Kapasitas, Direktorat MICE.
