RAPAT KOORDINASI PERIZINAN PENYELENGGARAAN EVENT DAN MICE DALAM RANGKA ADAPTASI KEBIASAAN BARU

Rapat Koordinasi Perizinan Penyelenggaraan Event dan MICE Dalam Rangka Adaptasi Kebiasaan Baru pada hari Kamis tanggal 27 Mei 2021 bertempat di Hotel Santika Premiere Hayam Wuruk.

Rapat ini dihadiri oleh:

Pemimpin Rapat : Bapak Brigjen Pol. Krisnandi, Selaku Staf Khusus Bidang Akuntabilitas, Pengawasan dan Reformasi Birokrasi, Kemenparekraf / BAPAREKRAF RI
Bapak Kombespol Drs. Guruh Achmad Fadiyanto,
Kabagdukminops Robinops Sops POLRIBapak Kompol Wahono, mewakili Bidang Pelayanan Masyarakat, Baintelkam POLRI
Ibu Drg. Dyah Erti Mustikawati, MPH. – Koordinator Substansi Kesehatan Okupasi dan Surveilans, Kemenkes
Bapak AKBP Ady Safad – perwakilan Ass Ops POLRI
Bapak Hafiz Agung Rifa’i – Direktorat Event Nasional / Internasional
Ferina Wiji Astuti – Direktorat Event Nasiona/Internasional

Rapat ini bertujuan untuk mendengarkan dan melalukan penelaahan rencana penyelenggaraan event pameran yang akan dilaksanakan tahun ini
Rapat dibuka dan dipimpin Oleh Bapak. Brigjen Pol. Krisnandi SH. MH. yang menyampaikan bahwa pada rapat ini pemapar akan memaparkan persiapan penyelenggaraan Event Pameran yang akan diselenggarakan dan akan dinilai dan diberikan masukan oleh tim yang terdiri dari :

Bapak Brigjen Pol. Krisnandi, Selaku Staf Khusus Bidang Akuntabilitas, Pengawasan dan Reformasi Birokrasi, Kemenparekraf / BAPAREKRAF RI
Bapak Kombespol Drs. Guruh Achmad Fadiyanto, Kabagdukminops Robinops Sops POLRI
Bapak Kompol Wahono, mewakili Bidang Pelayanan Masyarakat, Baintelkam POLRI
Drg. Dyah Erti Mustikawati, MPH. – Koordinator Substansi Kesehatan Okupasi dan Surveilans, Kemenkes
Perwakilan dari Deputi Bidang Produk Wisata dan Penyelenggara Kegiatan (Events)

Sesi Paparan 6 Event Pameran yaitu :
Pameran Mommy & Me Fair (Pameran Kebutuhan Ibu dan Anak)
– Tanggal Pelaksanaan : 25 – 27 Juni 2021
– Lokasi : Jakarta Convention Center
– PEO : PT. Reed Exhibitions Indonesia
– Masukan :
1. Perlu disediakan sarung tangan untuk pengunjung,
2. Tiket masuk yang dijual secara online harus bisa dipastikan berapa jumlah pengunjung yang akan hadir
3. Satgas COVID-19 harus menggunakan rompi khusus satgas dan perlu adanya mekanisme peneguran seperti apa, jika masih ada yang bandel punishment yang diberikan seperti apa, dan harus selalu ada signage terkait prokes.
4. Sesuai CHSE MICE seharusnya pengunjung tidak boleh menyentuh barang display
5. Booth yang biasanya menjadi favorit pengunjung perlu ada antisipasi jangan sampai menumpuk disatu booth.

Franchise & License Expo Indonesia (FLEI) 2021 (pameran usaha waralaba dan peluang usaha)
– Tanggal Pelaksanaan : 10 – 12 September 2021
– Lokasi : Jakarta Convention Center
– PEO : PT. Pameran Masa Kini.
– Masukan :
1. Sebaiknya ada jeda sekitar 15 menit setiap pergantian sesi agar tidak terjadi penumpukan.
2. Setiap sesi diberikan waktu 2,5 jam dan dibagi 4 sesi, jika membicarakan bisnis mungkin perlu waktu lebih lama jadi bisa sebaiknya dibagi 3 sesi aja.
3. Pada zona tempat makan, harus ada satgas yang selalu mengingatkan agar pengunjung tidak berbicara sambil makan.
4. Petugas booth sebaiknya juga dilakukan shift jadi tidak pagi hingga malam dengan petugas yang sama.
5. Untuk ukuran booth 3×3 sesuai aturan CHSE hanya 2 orang tidak lebih

The 19th International Franchise, License & Business Concept Expo & Conference (IFRA) Hybrid Expo 2021 (Pameran usaha waralaba, lisensi dan peluang usaha)
– Tanggal pelaksanaan : 09 – 11 Juli 2021
– PEO : PT. Dyandra Promosindo
– Masukan :
1. Dengan pengaturan pengunjung yang tidak menerapkan pembagian waktu kunjungan akan membuat critical point yaitu crowded di satu hall sementara hall lain kosong ini juga perlu ada antisipasi.
2. Information center yang disediakan jangan menggunakan LED Touch Screen, tapi harus touchless, lebih baik menggunakan barcode untuk pemberian informasi.

Integrated Technology Event 2021 (Pameran teknologi)
– Tanggal Pelaksanaan : 21-23 Juli 2021
– PEO : PT. Napindo Media Ashatama
– Masukan :
1. Untuk exhibitor dan kontraktor sebelum masuk ke tempat pameran baik untuk loading maupun pada saat pelaksanaan acara lebih baik melakukan
swab antigen atau genose ditempat, tidak hanya dicek dari surat keterangan saja.
2. Selain pameran pada event ini juga ada akan diadakan seminar / forum, saran kami lebih baik dilakukan secara hybrid agar peserta offline tidak terlalu banyak.
3. Untuk pengaturan tempat makan harus diatur jaraknya dan untuk meja yang tidak boleh diisi sebaiknya tidak di taruh kursi.
4. Pada saat acara pembukaan dan forum / seminar, harus dipastikan pengunjung tidak pindah-pindah tempat duduk atau memindahkan kursi.
5. Microphone yang digunakan harus selalu di desinfektan setelah digunakan, cover mic selalu diganti, dan yang berbicara tidak boleh melepas masker.
6. Jika ada wawancara media pada saat pameran harus dibatasi dan diatur juga agar media tidak berkerumun.

GAIKINDO Indonesia International Auto Show (GIIAS) 2021 (Pameran Otomotif)
– Tanggal Pelaksanaan : 21 – 22 Agustus 2021
– PEO : PT. Amara Tujuh Perjuangan
– Masukan :
1. Pencantuman waktu pelaksanaan pameran didalam permohonan ijin harus sudah dikoordinasikan dengan pemda setempat apakah sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.
2. Pastikan jumlah pengunjung sesuai dengan yang diajukan pada saat permohonan ijin.
3. Persyaratan surat keterangan antigen bagi exhibitor atau kontraktor perlu diberikan batas waktu maksimal, apakah satu hari atau 2 hari sebelum loading atau pelaksanaan acara.
4. Bagi pengunjung pameran tidak ada aturan dari kemenkes bahwa harus dilakukan antigen atau genose yang penting selalu menerapkan 3 M.

16th Apkasi Otonomi Expo 2021 (Pameran komoditi unggulan daerah dan penawaran investasi yang dibutuhkan daerah)
– Tanggal Pelaksanaan : 7-9 Juli 2021,
– Penyelenggara : Asosiasi Pemerintah Kabupaten Seluruh Indonesia
– Masukan :
1. Dikarenakan ini adalah pameran yang melibatkan daerah harus diantisipasi kedatangan pengunjung dari pemerintah daerah ataupun exhibitor yang biasanya dalam jumlah banyak.
2. Harus ditegaskan kepada exhibitor, name tag exhibitor tidak bisa dipakai oleh orang yang berbeda-beda.
3. Batas maksimal suhu yang diperbolehkan adalah <37,3 derajat bukan 37,5 derajat.
4. Pada pameran ini ada beberapa side event salah satunya pemilihan Putri Otonomi, perlu ada antisipasi dikarenakan biasanya untuk acara seperti itu akan menimbulkan kerumunan.
Kesimpulan saran dan tanggapan penilai terhadap paparan 6 Event Pameran
 Sangat mengapresiasi 6 penyelenggara event pameran yang telah memaparkan persiapan kegiatan terutama dari sisi protokol kesehatan yang akan diterapkan pada saat persiapan, pelaksanaan dan setelah pameran berlangsung.
 Secara umum paparan yang telah disampaikan sudah sangat bagus dan protokol kesehatan yang akan diterapkan sesuai dengan aturan yang berlaku.
 Setelah paparan ini tidak perlu ada lagi paparan, selanjutnya penyelenggara pameran atau dari venue akan mengajukan perizinan paling lambat sebulan sebelum penyelenggaraan pameran.
 6 event pameran ini akan terus dimonitoring dan dievaluasi oleh Kepolisian, Kemenkes, Satgas COVID-19 dan Kemenparekraf