Survey Persiapan Ministerial Post Tour ASEAN Tourism Forum 2023 dilaksanakan pada tanggal 18 s.d. 20 Januari 2023 di Borobudur, Magelang.
HARI I, 18 Januari 2023: Cek Lokasi dan Jalur Post Tour
1. Kegiatan dihadiri oleh:
a. Ibu Martini M. Paham, Deputi Bidang Sumber Daya dan Kelembagaan
b. Ibu Yulia, Direktur Hubungan Antarlembaga (HAL)
c. Bapak Pujo Suwarno, General Manager Unit Borobudur & Manohara PT Taman Wisata Candi
d. Bapak Yudi, Badan Konservasi Borobudur
e. Ibu Aulia Chloridiany, Koordinator Hubungan Antarlembaga ASEAN, Dit.HAL
f. Ibu Baiq Hulum Nuzullay, Subkoordinator HAL ASEAN Bidang Pariwisata, Dit.HAL
g. Ibu Rahma Yuliana, Subkoordinator HAL ASEAN Bidang Ekonomi Kreatif, Dit.HAL
f. Ibu Berti Deliani, Subkoordinator Wisata Budaya, Dit. Wisata Minat Khusus
g. Tim Operator Borobudur Trail of Civilization (BToC)
h. Asosiasi VW Borobudur
2. Kegiatan diawali dengan penyampaian update mengenai Post Tour itinerary yang dilanjutkan dengan survey ke Bukit Dagi sebagai lokasi aktivitas yoga dan sarapan. Survey dilaksanakan untuk memastikan kesiapan lokasi dan amenitas untuk aktivitas yoga serta konsep breakfast, dan jalur mobilisasi ( arrival and departure traffic) delegasi. Kegiatan yoga akan dilakukan oleh HoD Ministerial meeting, sedangkan picnic breakfast akan diikuti baik oleh HoD Ministeral meeting maupun HoD NTOs meeting.
2. Cek lokasi Balkondes Majaksingi untuk memperoleh detail kesiapan aktivitas Body and Soul yaitu pijat tradisional dan workshop rempah, aktivitas Skilled Hands yaitu tiga jenis handicraft mini workshops, serta musik pengiring (gamelan). Traditional massage akan bertempat di dua pendopo dengan kapasitas @9 kursi. sedangkan untuk aktivitas workshop dan gamelan akan dialokasikan sebanyak tiga pendopo.
3. Cek jalur VW Safari Tour dimulai dari Balkondes Majaksingi dan berakhir di Candi Borobudur. Rute tersebut tersebut memakan waktu selama 30 menit dan mendapatkan masukan dari Dit.HAL untuk dipercepat durasinya menjadi sekitar 15 menit, dengan rute yang diutamakan melewati view pegunungan, persawahan serta desa perajin gerabah.
4. Selanjutnya dilakukan cek lokasi ke Restoran Vitarka, Manohara. Seating arrangement akan berbentuk U shape, menghadap central point berupa aktivitas live gamelan, workshop pembuatan jamu tradisional dan storyteller.
HARI II, 19 Januari 2023: Pengarahan mengenai Ground Handling dan Event Flow
1. Pada hari kedua dilakukan rapat koordinasi teknis dengan stakeholder yang terdiri dari: Tim Badan Konservasi Borobudur, Tim BToC, MC, Tim Storyteller, Tour Leader, Instruktur yoga, Tim VW Safari, Manajemen Restoran Vitarka, Manohara, dan PT Taman Wisata Candi.
2. Saat ini tengah dikumpulkan data dari tim yang akan bertugas pada Ministerial Post Tour ATF (perajin, art & performance team, pengemudi VW, massage therapist, dll).
HARI III, 20 Januari 2023: Simulasi Post Tour, Kurasi Suvenir Lokal, dan Food Tasting
1. Simulasi bertujuan untuk memperoleh estimasi durasi jarak tempuh pada post tour. Simulasi dilakukan dari Hotel JW Mariott Yogyakarta, dilanjutkan ke Bukit Dagi, Balkondes Majaksingi, menaiki Candi Borobudur, dan diakhiri turun menuju Restoran Vitarka. Pada simulasi tersebut juga dilakukan exercise rute VW yang dianggap sesuai dengan durasi waktu selama 15 menit. Rute dimulai dari Balkondes Majaksingi – Desa Karanganyar – Desa Borobudur – Pintu VII Borobudur. Setelah aktivitas Explore Borobudur Temple, delegasi menuju Restoran Vitarka, Manohara menggunakan golf car untuk makan siang.
2. Kurasi suvenir lokal dilakukan di wilayah Bayat, Klaten (perajin payung batik), Bantul, Yogyakarta (perajin tas rotan & kulit), serta Kotagede, Yogyakarta (perajin tumbler batik).
3. Food Tasting dilakukan di Restoran Vitarka, Manohara. Menu sarapan diusulkan berupa American Breakfast sedangkan menu makan siang berupa menu tradisional ditambah dengan sajian aneka jenang, dawet, serta jamu.
Simpulan & Tindak Lanjut:
Simpulan
Telah dilaksanakan survey kesiapan, koordinasi, dan simulasi persiapan Post Tour ATF 2023, sebagai gambaran awal pelaksanaan kegiatan. Blocking /Gladi bersih direncanakan akan dilaksanakan pada tanggal 2 Februari 2023.
Tindak Lanjut
1. Itinerary update dengan pimpinan
2. Koordinasi dengan Kemendikbudristek terkait perizinan menaiki Candi Borobudur untuk agenda Explore Borobudur Temple
3. Briefing kepada para liaison officer untuk HoD Ministerial meeting
4. Koordinasi dengan Dit. HAL terkait data peserta post tour yang telah melakukan registrasi (ukuran pakaian, dietary requirements, seating arrangement, dan penggunaan logo pada merchandise)
5. Koordinasi hasil kurasi menu dari BPOM melalui Dit. HAL
